Panuj nad swoim czasem

Gdy świat wokół nas nabiera coraz większego tempa, a nadmiar informacji zdaje się coraz przytłaczać naszą psychikę, dużego znaczenia nabiera umiejętność zarządzania czasem i sprawnej organizacji pracy. Sprawdźmy, jak zdobyć wiedzę na ten temat i jakie narzędzia wykorzystywać, aby z sukcesem kontrolować swój czas.

Istotnie zarządzanie czasem, czy może raczej zarządzanie samym sobą w czasie, jest sporą dziedziną wiedzy. Jak zorientować się w setkach książek, pomysłów i narzędzi? Wystarczy skorzystać z polecanych przez nas i sprawdzonych w praktyce metod i rozwiązań umożliwiających zarządzanie czasem, zadaniami i organizację pracy nad złożonymi projektami.

Na wstępie należy zaznaczyć, że zarządzanie czasem jest naprawdę skuteczne wtedy, gdy jest związane z postawionymi sobie celami krótko- i długoterminowymi. Wyznaczanie celów to – wbrew pozorom – druga, całkiem szeroka dziedzina, którą również warto poznać. Wiąże się również ze sprawnym organizowaniem otoczenia w którym żyjemy i pracujemy oraz umiejętnością motywowania się do zajmowania się ważnymi sprawami. Zapewniam, że gdy raz odkryjesz tematyką rozwoju osobistego i zechcesz ją bliżej poznasz, to Twoim oczom ukaże się cudowny świat wielkich możliwości.

Gdy już mówimy o sprawach ważnych, to należy podkreślić, że podstawą do sprawnej organizacji jest umiejętność oddzielania spraw ważnych od nieistotnych. Jakie znaczenie będzie najlepsza organizacja czasu, jeżeli będziesz zajmować się rzeczami nieważnymi? Ułatwia to podział zadań na 4 części:

• A – zadania ważne i pilne,
• B – zadania ważne i mało pilne,
• C – zadania nieważne i pilne,
• D – zadania nieważne i mało pilne.

Rozkład ważności i pilności zadań przedstawia poniższa ilustracja:

Jakie wnioski możemy wyciągnąć z takiego podziału? Należy zawsze ograniczać liczbę zadań nieważnych. Gdy na dodatek nie są one pilne, to najprawdopodobniej można z nich zrezygnować. Stopniowo – jak podkreśla Stephen Covey w książce „7 nawyków skutecznego działania” należy przeznaczać coraz większą liczbę czasu na zadania ważne i mało pilne. Wielu z nas bowiem poświęca się głównie temu co pilne, ale to wykonywanie zadań z ćwiartki B jest podstawą sukcesu (jak lektura książki biznesowej albo nauka języka obcego).

Twórz listy zadań

Jednym z podstawowych narzędzi do zarządzania czasem są listy zadań do wykonania z angielskiego określane, jako to-do lists. W jaki sposób prowadzić listę zadań? Oczywiście możesz skorzystać ze zwykłej kartki i długopisu. Jednak w dłuższej perspektywie nie jest to zbyt wygodne. Warto więc pomyśleć o tworzeniu list przy użyciu komputera. Ułatwia to zarządzanie listą, przyspiesza usuwanie i dodawanie zadań, a lista jest zawsze przejrzysta i nie wymaga przepisywania. Jeżeli nie jesteś szczególnie wymagający to nawet zwykły plik tekstowy może być dla Ciebie wystarczający.

Dostępne są jednak działające online serwisy ułatwiające znacznie ułatwiające prowadzenie wielu list zadań. Jeden z najpopularniejszych to http://www.tadalist.com. Umożliwia szybkie tworzenie list i dodawanie do nich zadań. Łatwo oznaczysz każde zadanie, jako wykonane, a lista wykonanych zadań wyświetli się pod główną listą, co może mieć dodatkowe znaczenie motywujące. Listy mogą być zarówno prywatne, jak i publiczne, a o zmianach można informować osoby postronne mogą być informowane przez kanał RSS.

Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie listy zadań w Gmailu. Od niedawna polska wersja aplikacji posiada dostęp do „laboratorium” w którym można włączać różnego rodzaju dodatki. Lista zadań jest jednym z nich. Po aktywowaniu dodatku wystarczy kliknąć w link „Lista zadań”, aby wyświetlić specjalny panel. Możesz stworzyć wiele różnych list oraz łatwo dodawać i usuwać zadania. Jak widać, jest to bardzo minimalistyczne rozwiązanie. Dodatkowo autorzy przygotowali specjalną wersję mobilną dostępną pod adresem http://gmail.com/tasks.

Inne narzędzia umożliwiające tworzenie list zadań to między innymi: http://roughunderbelly.com, http://www.toodledo.com i http://www.blablalist.com.

Wykorzystuj kalendarz

Drugim podstawowym narzędziem wszystkich adeptów sztuki zarządzania czasem jest kalendarz. Możesz wykorzystać tradycyjny, papierowy kalendarz kupiony w sklepie lub – co jest interesującym rozwiązaniem – wydrukować go samodzielnie. Na stronie http://www.diyplanner.com znajdziesz szablony podręcznego organizera w różnych formatach.

Korzystanie z papierowych kalendarzy bywa jednak trudne, a po roku pojawia się pytanie: co teraz zrobić z kalendarzem? Dlatego wiele osób docenia kalendarze prowadzone w formie elektronicznej – w urządzaniach typu PDA lub w komputerze. Jeden z darmowy programów umożliwiających stworzenie kalendarza to Mozilla Sunbird (http://www.mozilla.org/projects/calendar/sunbird/). Posiada sporo funkcji i jest prosty w użyciu. Doceni go każdy, kto używa innych produktów Mozilli.

Aktywni użytkownicy Gmaila polubili z kolei kalendarz Google (http://www.google.com/calendar/), który posiada tylko tyle opcji, ile trzeba, pozwala na dostęp z poziomu Gmaila, zarządzanie wieloma kalendarzami i udostępnianie niektórych z nich szerokiej publice. Niemniej osoby czułe na punkcie swojej prywatności powinny rozważyć, czy chcą zarówno pocztę elektroniczną, jak i kalendarz powierzać w opiekę jednej firmie.

Drugim kalendarzem działającym online, który polecamy jest http://30boxes.com w działaniu przypominający bardziej Sunbirda, niż kalendarz Google. Jest prosty w użyciu, umożliwia łatwe dodawanie spotkań i zadań oraz – co może być bardzo przydatne – drukowanie kalendarza do formy papierowej.

Zarządzaj projektami

Kolejnym istotnym elementem w naszym „przyborniku” jest oprogramowanie do zarządzania projektami. Ułatwia pracę nad złożonymi projektami wymagającymi zebrania różnego rodzaju notatek, ilustracji, zadań i tym podobnych elementów. Przy czym słowo „projekt” może być dowolnie rozumiane – projektem jest serwis internetowy, program, artykuł, książka, wypracowanie i tak dalej. Aplikacje tego typu szczególnie przydatne są przy pracach wymagających zaangażowania kilku osób.

Pierwszym rozwiązaniem na które warto zwrócić jest http://www.backpackit.com. Autorstwa ekipy z http://www.37signals.com. Tej samej, która uruchomiła omawiany wcześniej http://www.tadalist.com. Jest to jednak aplikacja komercyjna. Wersja dla jednego użytkownika kosztuje 7 USD miesięcznie, a wersja umożliwiająca wspólną pracę 6 użytkowników 24 USD miesięcznie. Nie jest to suma mała, jednak nie będzie wygórowana dla tych, którzy dzięki Bacpackowi osiągną określone, komercyjne korzyści.

Z kolei serwis http://projects.zoho.com oprócz posiadania płatnych kont posiada również wersję darmową umożliwiającą zarządzanie jednym projektem i składowanie do 100 MB plików. Nie ogranicza przy tym liczby użytkowników mogących uczestniczyć w projekcie. Jakie funkcje oferuje nam ZOHO Project? Są to chociażby: zarządzanie listami zadań i dzielenie ich na „kamienie milowe” projektu, kalendarz, możliwość zarządzania spotkaniami i dokumentami, graficzny wykres pokazujący postęp prac nad projektem czy forum dyskusyjne. Dla wielu z nas będzie to wystarczająca liczba funkcji.

Alternatywą dla aplikacji działających poza twoją kontrolą może być program activeCollab: http://www.activecollab.com. Jest to narzędzie do zarządzania projektami, które możesz także uruchomić na własnym serwerze. Co ciekawe, chociaż obecne wersje programu są płatne, to wcześniej autor rozwijał go na wolnej licencji HPL. Dzięki temu starszą wersję udostępniamy do pobrania tutaj: LINK DO ACTIVECOLLAB.ZIP.

Na bazie darmowej wersji activeCollab powstał program ProjectPier: http://www.projectpier.org, który jest dalej rozwijany, jako wolne oprogramowanie.

Wdrażaj drobne narzędzia

To jeszcze nie koniec przydatnych narzędzi ułatwiających zarządzanie czasem. W internecie roi od różnych drobnych rozwiązań, które – choć są minimalistyczne – mogą się okazać niezwykle przydatne. Jedno z nich lista nawyków stworzona przez autora bloga Productivity501.com. Pobierzesz ją z tej strony: http://www.productivity501.com/habit-list/308/. Ułatwia zarządzanie ważnymi nawykami gromadzonymi w ramach tematycznych list i pilnowania ich regularnego wykonywania. Posiadając na liście 5 nawyków związanych z rozwojem biznesu możesz postawić sobie za cel codzienne wykonanie minimum 2 z nich.

Czym jest GTD?

Metodologia Getting Thins Done opracowana przez Davida Allena zrewolucjonizowała zarządzanie czasem. W anglojęzycznej blogosferze wywołała duże poruszenie i wysyp blogów związanych z tematem produktywności (kilka z nich polecamy w ramce załączonej do artykułu). GTD to kompleksowa metodologia postępowania ze wszystkimi sprawami, którymi musimy się zająć. Posiada kilka charakterystycznych elementów:

1. Każda sprawa musi posiadać odzwierciedlenie w odpowiedniej liście. Możesz to być lista papierowa, prowadzona na komputerze lub równie dobrze stos książek na półce czekających na przeczytanie.
2. Każda sprawa, która wymaga wielu pojedynczych działań staje się projektem.
3. Każdy projekt musi mieć określoną następną akcję do wykonania w związku z nim.
4. Wszystko, co do Ciebie przychodzi (czy jest to informacja, czy nowe zadanie, czy przedmiot) trafia do skrzynki odbiorczej.
5. Jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmuje mniej, niż dwie minuty, wykonaj je od razu.
6. Wszystkie drobne kartki, wydruki, dokumenty i tym podobne elementy powinny znajdować się w podpisanych teczkach z materiałami lub teczce danego projektu.
7. Po wyjęciu czegoś ze skrzynki odbiorczej nie odkładaj tego z powrotem. Zapisz to na listę kiedyś/może, wykonaj, wpisz na listę zadań, odłóż do materiałów referencyjnych towarzyszących projektowi lub miejsca w którym gromadzisz tego typu informacje.

To tylko kilka głównych punktów metodologii GTD. Aby poznać ją szerzej, warto sięgnąć do książki „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” (patrz załączona ramka). Pomocny może być także artykuł w Wikipedii: http://pl.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done oraz dostępny za darmo fragment polskiego wydania książki, który możesz pobrać tutaj: ftp://ftp.helion.pl/online/gettin/gettin-6.pdf.

Niektórzy wykorzystują GTD tworząc papierowe listy projektów i najbliższych działań. Możesz je tworzyć na kartkach papieru, w tradycyjnych organizerach, wykorzystując opisany wcześniej DIY Planner lub korzystając z interesującej idei Hipster PDA. Jest to zbiór niedużych kartek zebranych razem przy pomocy zwykłego spinacza biurowego. Dokładniejszy opis w języku angielskim znajdziesz na stronie: http://www.43folders.com/2004/09/03/introducing-the-hipster-pda.

Jak używać GTD w komputerze?

Metodologia GTD jest idealna do stosowania przy użyciu narzędzi elektronicznych. Powstało wiele wartych uwagi aplikacji działających offline i online. Wśród darmowych programów warto zwrócić uwagę na aplikację ThinkingRock http://www.trgtd.com.au dostępną na platformy MacOs X, Linux i Windows. Posiada takie funkcje, jak…

Z drugiej strony sporą popularnością cieszą się aplikacje działające online. Ułatwiają łatwy dostęp do danych z każdego miejsca na świecie i wymagają jedynie posiadania dostępu do przeglądarki internetowej (a często wystarczy odpowiednie urządzenie mobilne, np. kultowy. iPhone). Jednym z popularniejszych narzędzi tego typu jest http://www.rememberthemilk.com posiadający również polską wersję językową (jednak interfejs nie został przetłumaczony w 100%). Umożliwia po prostu tworzenie standardowych list to-do, ale także łatwą implementację metodologii GTD. Możliwości serwisu są spore, a ich pełne przedstawienie wymagałoby osobnego tekstu. Oczywiście podstawą są listy zadań. Możesz je planować na określony czas i korzystać z kalendarze. Zadania mogą posiadać określone priorytety oraz być oznaczane tagami. Na dodatek swoimi listami możesz się dzielić z innymi użytkownikami serwisu. Cały system jest prosty do zrozumienia, a technologia AJAX sprawia, że działa szybko i sprawnie.

Istnieją również płatne aplikacje, a niektóre z nich zostały specjalnie zaprojektowane dla wykorzystywania metod GTD. Jeden z przykładów do serwis http://www.nozbe.com. Umożliwia między innymi: tworzenie projektów, dodawanie do nich wielu działań, oznaczanie następnego działania, przechowywanie plików i dodawanie notatek, definiowanie kontekstów dla działań, wykorzystywanie kalendarza, czy określanie czasu potrzebnego do wykonania zadania.

Koszt usługi to w najtańszej wersji od 7 do 3,5 euro miesięcznie. Czy serwis jest tego wart? Zależy to oczywiście od Twoich potrzeb i zaawansowania w stosowaniu GTD. Jeżeli zależy Ci na aplikacji internetowej, a RememberTheMilk.com jest zbyt prostym rozwiązaniem, to Nozbe może się okazać dla Ciebie świetnym wyborem.