Zarządzaj dokumentami w firmie za pomocą serwisu ifirma.pl. Każdy, kto prowadzi firmę w internecie, niezależnie od tego czy jest to popularny sklep internetowy czy też konto supersprzedawcy na Allegro, musi się kiedyś zmierzyć z całą masą papierków i deklaracji podatkowych. Warto wtedy sięgnąć po rozwiązania, które w tym pomogą.
Nie dziwi już, że można zarabiać na serwisie
internetowym, mieć konto firmowe
w wirtualnym banku, pobierać płatności
za pośrednictwem karty kredytowej, dzwonić
do klientów za pośrednictwem VoIP i wykonywać
mnóstwo innych czynności korzystając
z internetu… ale prowadzić księgowość? Dla kogoś
kto przywykł do wygody, jaką oferują usługi
internetowe, konieczność sięgnięcia
po kartkę i długopis wydaje się
bardzo niepraktyczna.
Owszem, można zawsze
posłużyć się programami
komputerowymi wspomagającymi
prowadzenie księgowości.
Jednak wybredny internauta
dopatrzy się w nich kilku istotnych wad. Po pierwsze
trudno znaleźć program działający w systemie operacyjnym
Linux. A jest to ulubiona platforma
wielu młodych internetowych przedsiębiorców,
którzy są zobligowani do posiadania
legalnego oprogramowania na firmowych
komputerach.
Po drugie tam, gdzie w grę
wchodzą pieniądze i ewentualne kary za nieprzestrzeganie
przepisów, szczególnie ważne
jest, aby zainstalowane oprogramowanie było
zawsze zgodne z obowiązującymi regulacjami
i oferowało możliwość wydrukowania aktualnych
formularzy.
Tymczasem z szybkimi aktualizacjami
bywa różnie, o wygodnych mechanizmach automatycznego
pobierania nowych plików nawet
nie wspominając.
Wreszcie po trzecie, instalując program na
jednym komputerze, użytkownik w razie wyjazdu
lub awarii komputera (która grozi również utratą
danych) jest pozbawiony dostępu do informacji
księgowych lub możliwości wystawiania faktur.
Oczywiście, faktury można zawsze wypisać korzystając
z dostępnych w księgarniach blankietów,
ale łatwo wówczas o pomyłkę, np. z numeracją
dokumentów.
Istnieje oprogramowanie pozbawione częściowo
tych wad, ale zwykle jest ono poza zasięgiem
finansowym początkującego przedsiębiorcy.
Dlatego warto bliżej przyjrzeć się serwisom
udostępniającym funkcję prowadzenia księgowości
online, takim jak np. ifirma.pl (http://www.ifirma.pl).
Księgowość w 5 minut
Użytkownicy serwisu
ifirma.pl otrzymują dostęp
do panelu, w którym
– po podaniu najważniejszych
danych – mogą prowadzić dokumentację,
wystawiać faktury i drukować
deklaracje podatkowe. Zaletą takiego
rozwiązania jest jego mobilność (do korzystania
z serwisu wystarczy jedynie dostęp do internetu
i przeglądarka internetowa), bezpieczeństwo
(dane trzymane są na serwerze) i prostota
obsługi.
Miesięczny abonament wynosi 54,90 zł brutto.
Istnieje również możliwość opłacenia konta
z góry za pół roku (274,50 zł brutto) lub rok
(549 zł brutto). W cenę wliczony jest dostęp do
pomocy technicznej i gwarancja przechowywania
wprowadzonych danych przez 5 lat (taki okres
nakłada na przedsiębiorców ustawa). Pierwsze
trzy miesiące korzystania z usług strony ifirma.
pl są darmowe, tak więc każdy może sprawdzić
czy ta oferta mu odpowiada.
Założenie konta w serwisie zajmuje chwilę
i nie różni się od zakładania darmowego konta
e-mail lub konta użytkownika w dowolnym serwisie
społecznościowym. Rejestracja polega na
wyborze loginu i podaniu podstawowych informacji,
takich jak rodzaj prowadzonej działalności
(osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą
lub spółka cywilna) i tego czy firma
jest płatnikiem VAT. Bardziej szczegółowe dane
można wprowadzić później, po pierwszym zalogowaniu
się do panelu użytkownika. Następnie
można przejść do korzystania z systemu.
Możliwości systemu
Strona główna panelu ifirma.pl zawiera wyliczenie
podstawowych wartości, takich jak sprzedaż
w danym miesiącu księgowym, a także odnośniki
do najczęściej używanych funkcji (m.in. wystawianie
faktur, księgowanie wydatków i dodawanie
kontrahentów do bazy). Każda z kolejnych podstron poświęcona jest
już konkretnym działom. W zakładce \”Kontrahenci\”
można dodać nowego kontrahenta oraz
przeglądać wcześniejsze wpisy. Każdemu kontrahentowi
należy przypisać własny identyfikator,
określić czy jest dostawcą, czy odbiorcą
i ewentualnie dodać notatki, które nie zmieszczą
się w podstawowych polach. W codziennej pracy
pomocna okaże się z pewnością opcja grupowania
kontrahentów na aktywnych i nieaktywnych,
jako że każda firma z czasem nawiązuje
dużo kontaktów, z których tylko niektóre mają
stały charakter.
Na pochwałę zasługuje rozbudowana zakładka
\”Przychody\”. Pierwszą stronę zajmuje zestawienie
miesięczne przychodów, które pozwala
zorientować się w bieżącej sprzedaży. Użytkownik
może również przejrzeć archiwum wystawionych
w danym miesiącu faktur i rachunków.
Serwis ifirma.pl wprowadził jednak kilka funkcji,
które w znacznym stopniu ułatwiają codzienną
pracę. Jedna z tych opcji to oddzielne zestawienie
odsetek bankowych zaliczanych do przychodu,
których prawidłowe zaksięgowanie sprawia
zwykle problemy osobom bez doświadczenia.
Drugie ułatwienie to z kolei zestawienie dobowych
raportów fiskalnych, które pod koniec dnia ma
obowiązek wykonywać każdy posiadacz kasy fiskalnej.
W starszych programach księgowych dodanie takiego
dochodu wymagało powiązania czynności z fikcyjnym
kontrahentem (bez tego przychód nie mógł zostać
zaksięgowany), tutaj kwota z kasy fiskalnej wprowadzona
przez użytkownika jest księgowana automatycznie.
Serwis ifirma.pl dobrze sobie radzi
także z wystawianiem faktur.
Po raz kolejny daje o sobie znać dopasowanie
do wymagań internetowych sprzedawców,
ponieważ wystawiając fakturę
użytkownik może skorzystać z opcji
\”Sprzedaż wysyłkowa\”, która powoduje
dodanie do faktury pola z datą otrzymania
zapłaty. Dopiero jego wypełnienie sprawi, że faktura zostanie dodana
do ewidencji sprzedaży VAT. O tym czy takie rozwiązanie jest wygodne, zadecyduje
już jednak każdy użytkownik
samodzielnie.
Wygoda użytkowania przejawia się
również przy księgowaniu wydatków
(zakładka \”Wydatki\”). Aby dodać nowy
wydatek, należy wybrać jego rodzaj
z dostępnej listy. Do każdego wariantu
dołączony został krótki opis. W przeciwieństwie
do prostych programów do księgowości, które ograniczają zazwyczaj
wydatki do dokonywania zakupów towarów handlowych i pozostałych,
serwis ifirma.pl udostępnia komplet najczęściej spotykanych wydatków,
takich jak opłata za telefon, czynsz za lokal lub wydatek na samochód
firmowy. Chociaż służy to wyłącznie zachowaniu większej przejrzystości
dokumentów, bowiem dokumenty księgowe można z powodzeniem prowadzić i bez tak szczegółowego podziału wydatków, to z pewnością usprawnia to pracę przedsiębiorcy.
Warto również zauważyć, że serwis ifirma.pl
udostępnia szeroką gamę możliwych do zaksięgowania
dokumentów zakupu. Oprócz faktury
VAT użytkownik może w prosty sposób zaksięgować m.in. bilet lub dowód opłaty. Dzięki temu
początkujący przedsiębiorca bez zaglądania do
rozporządzenia wie jakie dokumenty może zaliczyć
do wydatków.
Zakładka \”Przelewy\” pozwala na zapisywanie
przelewów do wykonania, w tym przelewów do ZUS-u. Na podstawie
wprowadzonych danych generowany jest wydruk z formularzem polecenia przelewu, który można zanieść do swojego banku. Wydaje się jednak, że akurat w tym przypadku lepiej po prostu
zalogować się na stronę banku i dokonać przelewu samodzielnie, a wpisy w panelu ifirma.pl trzymać jedynie dla
zachowania porządku.
Kolejna zakładka, czyli \”Pojazdy\”, spotka się z uznaniem osób, które
mają lub planują nabycie samochodu na firmę. To dla nich przygotowano
także dostępne w panelu poradniki, które zawierają podstawowe informacje
na temat księgowania wydatków związanych z różnymi typami samochodów.
Zakładka \”Ewidencje\” to miejsce, do którego najczęściej będą zaglądać osoby rozliczające się wedle najczęściej spotykanych zasad ogólnych, czyli prowadzące
Księgę przychodów i rozchodów,
a także ewidencje VAT: sprzedaży i zakupów. To tam zostaną wpisane
wszystkie przychody i wydatki poniesione przez firmę (zarówno te wprowadzone we wcześniejszych zakładkach, jak i te dodane \”ręcznie). Ze względu na to, że KPiR powinna być utrzymywana również w postaci papierowej, nie
mogło tutaj zabraknąć opcji wydruku
wygenerowanych dokumentów.
Prawie na końcu listy znajduje się
kolejna istotna zakładka, czyli \”Deklaracje\”,
gdzie można wygenerować,
a następnie wydrukować wszystkie niezbędne
deklaracje: ZUS DRA, VAT-7,
PIT-5 (w przypadku tych dwóch ostatnich
można wybrać tryb rozliczania:
miesięczny lub kwartalny, a w deklaracji
PIT-5 dodatkowo sposób rozliczania
podatku dochodowego: liniowy lub
na zasadach ogólnych).
Można więc uznać, że serwis ifirma.pl oferuje w tej kwestii wszystkie najważniejsze
wzory dokumentów.
Gdyby zaszła potrzeba sięgnięcia po bardziej
niecodzienną deklarację, można się wówczas posłużyć jednym z licznych
programów stworzonych specjalnie w tym celu i dostępnych za darmo
w sieci.
Zakładka \”Pracownicy\” zainteresuje nawet tych użytkowników, którzy nie
planują nikogo zatrudniać na umowę o pracę. Oprócz zarządzania finansami
stałych pracowników (dodanie jednej
osoby do bazy to kwestia ledwie kilku minut), serwis doskonale radzi sobie z księgowaniem
umów zlecenie oraz umów o dzieło. Przedsiębiorca może m.in. w prosty sposób
określić prawidłową wysokość kosztów uzyskania
przychodu lub składek ZUS, a także wygenerować
rachunek do umowy i deklarację PIT-11/8B. Aplikacja serwisu ifirma.pl zadba także
o dodanie odpowiednich kwot do listy przelewów,
dzięki czemu żadna składka i wynagrodzenie
nie zostanie pominięte.
Ostatnia zakładka to \”Majątek\”. Zawiera ona rejestr środków trwałych, rejestr wyposażenia,
dowody umorzenia środków trwałych, protokoły
likwidacji i remanenty. Jeżeli firma funkcjonuje już od pewnego czasu, możliwe jest dodanie istniejących już środków trwałych lub wyposażenia.
W przypadku rzeczy nowych rejestry te są powiązane
z dokonanymi zakupami. Serwis ułatwia także przeprowadzenie sprzedaży posiadanych dóbr,
generując odpowiednie faktury VAT.
Ciekawie prezentuje się również
wymieniona już opcja \”Remanenty\”,
która pozwala na automatyczne wygenerowane
całego dokumentu remanentu
wraz ze spisem wszystkich pozycji.
Jest to znaczne ułatwienie, ponieważ
w wielu programach księgowych
użytkownik może jedynie podać końcową
wartość remanentu, będąc zmuszonym
do samodzielnego przygotowania
właściwego protokołu.
Kolejna zakładka w przeglądarce
Usługa oferowana przez serwis ifirma.
pl spodoba się z pewnością małym firmom,
ze szczególnym uwzględnieniem
przedsiębiorców prowadzących sklepy
internetowe lub sprzedających towary
na aukcjach internetowych. Zawiera ona wszystko, czego początkujący przedsiębiorca
może wymagać od programu księgowego,
a ponadto oferuje ułatwienia, których brakuje
w programach skrojonych na potrzeby większych
firm czy tradycyjnych przedsiębiorstw.
Doskonale sprawdzi się tam, gdzie nie wystawia się dziennie
setek faktur i nie sprowadza się towarów całymi
kontenerami, a raczej korzysta się z kasy fiskalnej
i od czasu do czasu organizuje zlecenie na
umowę o dzieło czy też dokupuje standardowe
wyposażenie, takie jak komputer, telefon, a kiedyś
może nawet samochód. Cieszy szybkie działanie serwisu, a także łatwy
dostęp do najważniejszych informacji. Goście
serwisu mogą nie tylko przeczytać jak założyć
własną firmę, ale również dowiedzieć się
jak dokonać rozliczenia rocznego. Na stronie nie
brakuje także informacji o bieżących zmianach
i związanych z nimi porad dla użytkowników aplikacji
ifirma.pl.
Dla osób, które zarządzają swoją firmą za pośrednictwem
komputera, gdzie jedno okno przeglądarki
internetowej to panel administracyjny
sklepu czy strony WWW, drugie to webmail,
a trzecie to np. statystyki Google, przerzucenie
się na księgowość internetową w takim wydaniu
będzie czymś naturalnym. To w końcu tylko
kolejna zakładka w przeglądarce.
Główna strona panelu administracyjnego,
wyświetlana po zalogowaniu się do serwisu
ifirma.pl
Listę kontrahentów można uporządkować
wedle identyfikatora, nazwy, adresu, a także
posegregować kontrahentów na aktywnych
i nieaktywnych
Zakładka \”Przychody\” pozwala zorientować się w bieżących
przychodach firmy i wykonać podstawowe
operacje. Na uwagę zasługuje uproszczony sposób
księgowania wydruków dobowych z kasy fiskalnej
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest generowana
na bieżąco na podstawie wpisów dodanych
w pozostałych zakładkach
Sporządzenie remanentu w serwisie ifirma.pl przebiega
w prosty i szybki sposób. Użytkownik otrzymuje
nie tylko końcową wartość remanentu, ale również
wygenerowany protokół zdarzenia
Zakładka \”Pomoc\” zawiera odpowiedzi na
najczęściej zadawane pytania oraz odnośniki
do pomocy technicznej, udzielanej drogą
internetową i telefoniczną
