Prowadzenie księgowości to jedna z trudniejszych i zarazem najważniejszych kwestii dla każdego właściciela firmy. I choć zadanie to można powierzyć profesjonalnej firmie księgowej, to niektórzy z chęci oszczędności lub zdobycia wiedzy chcą realizować je samodzielnie. Pomocna może w tym być jedna z kilku aplikacji księgowych działających online.
Ci którzy próbowali prowadzić księgowość przy pomocy jednego z wielu dedykowanych programów wiedzą, że intuicyjność ich obsługi najczęściej pozostawia wiele do życzenia. Można nawet odnieść wrażenie, że niektóre firmy celowo tworzą skomplikowane programy, aby mogły zarabiać na sprzedaży szkoleń uczących ich obsługi. Rzeczywiście często wymagają one eksperckiej wiedzy, a nauka korzystania z nich może zająć bardzo wiele czasu.
Jeśli jesteś właścicielem małej (np. jednoosobowej) firmy i samodzielnie prowadzisz księgowość, to aplikacje działające online mogą być dla ciebie realną alternatywą wobec tradycyjnego oprogramowania. Istnieje kilka polskich serwisów na którego warto zwrócić uwagę. Nie są to rozwiązania odpowiednie dla większych firm o szerszych potrzebach, ale mogą odpowiadać wymaganiom mniejszej firmy.
Należy pamiętać, że prowadzenie księgowości w formie elektronicznej nie zwalnia z obowiązku posiadania wydrukowanej księgi przychodów i rozchodów czy ewidencji VAT. Każde oprogramowanie księgowe powinno je drukować w formie zgodnej z ustawą. Dodatkowo należy posiadać wydrukowaną instrukcję obsługi wykorzystywanego oprogramowania księgowego.
iFirma
Najstarszą aplikacją do obsługi księgowości online jest prawdopodobnie iFirma (http://www.ifirma.pl). Pierwsze trzy miesiące korzystania z usługi są darmowe. Każdy kolejny miesiąc to koszt rzędu 54,90 PLN brutto.
Aplikacja jest prosta i przyjazna w obsłudze. Pierwszy panel widoczny po zalogowaniu wyświetla skróty do najważniejszy opcji, które pozwalają zmienić miesiąc księgowy, wystawić fakturę, zaksięgować wydatek, dodać kontrahenta lub przeglądać przychody. To bardzo dobre rozwiązanie, które powinni naśladować twórcy tradycyjnego oprogramowania księgowego.
W iFirmie możesz stworzyć bazę kontrahentów oraz podzielić ich na grupy. Możesz ewidencjonować przychody dokumentowane w różny sposób, łącznie z odsetkami bankowymi czy wydrukami z kasy fiskalnej. Osobno znajduje się lista wydatków, lista przelewów, a także ewidencja pojazdów. Ważnym punktem serwisu są oczywiście główne ewidencje: PKPiR oraz VAT. Przydatną funkcją jest także generowanie deklaracji VAT-7 czy ZUS DRA. Dodatkowo w iFirmie możesz zarządzać listą pracowników i ewidencjonować środki trwałe. To spora liczba dostępnych funkcji wystarczająca dla większości małych firm.
WFirma
Kolejną aplikacją do obsługi księgowości jest WFirma (http://www.wfirma.pl). Można podejrzewać, że podobieństwo nazwy do iFirmy nie jest przypadkowe. System WFirma nie jest tak intuicyjny w obsłudze, jak iFirma. Zapamiętanie lokalizacji ważnych funkcji wymaga dłuższego obcowania z aplikacją, choć wciąż jest ona prostsza od tradycyjnych programów księgowych. Podstawowa wersja aplikacji jest darmowa. Korzystanie z zaawansowanych funkcji kosztuje w zależności od wybranej wersji 8,34 lub 33,34 PLN netto miesięcznie
Aplikacja w większości posiada podobne funkcje, jak iFirma. Udostępnia listę wystawionych dokumentów, generuje deklaracje dla US i ZUS, a sprzedaży i wydatkom poświęcone są osobne strony. WFirma tworzy również potrzebne ewidencje: zakupu i sprzedaży VAT, PKPiR, przebiegu pojazdów czy środków trwałych.
Ważnym dodatkiem jest prosty moduł CRM. Daje dostęp nie tylko do listy kontrahentów. Ułatwia szybki dostęp do danych kontaktowych zarówno firmy, jak i jej poszczególnych pracowników, pozwala przypisywać firmom notatki oraz udostępnia funkcję kalendarza. CRM jest bardzo dobrym dodatkiem do aplikacji księgowej. W WFirmie warto także zwrócić uwagę na stronę „Analizy” przedstawiającą zestawienia i wykresy przychodów i kosztów.
Szybkafaktura.pl
Serwis szybkafaktura.pl (http://www.szybkafaktura.pl) wyraźnie odróżnia się od iFirmy oraz WFirmy. Z aplikacji można korzystać za darmo przez 3 miesiące. Następnie należy zapłacić od 8 do 21 PLN netto za miesiąc w zależności od wybranych modułów. Dodatkowo szybkafaktura.pl pozwala na zdalną współpracę z jednym z rekomendowanych biur księgowych.
Ergonomia aplikacji pozostawia bardzo wiele do życzenia. Poziomem skomplikowania szybkafaktura.pl przypomina tradycyjne programy księgowe. Na przykład wystawienie faktury wymaga skorzystania z podwójnie rozwijanego menu, a każdy typ faktury to osobna pozycja w menu. Jest to zdecydowanie złe rozwiązanie, które powtarza błędy programów działających offline i utrudnia korzystanie z aplikacji.
Oprócz standardowych funkcji, takich jak wystawianie i przeglądanie dokumentów, czy prowadzenie ewidencji, szybkafaktura.pl udostępnia także moduł magazynowy. Dostępność tej funkcjonalności nie ma większego znaczenia dla firm usługowych, ale będzie ważna dla każdego przedsiębiorstwa prowadzącego sprzedaż towaru. W takiej sytuacji integracja aplikacji księgowej i magazynu może mieć duże znaczenie. Korzystając z iFirmy lub WFirmy byłbyś zmuszony do posiadania osobnej aplikacji magazynowej i dbania o aktualność znajdujących się w niej danych.
Podsumowanie
Wybór określonej aplikacji do prowadzenia księgowości jest uzależniony od twoich indywidualnych potrzeb. Prowadząc jedynie firmę usługową możesz skorzystać z oferty iFirmy lub WFirmy. Jeśli jednak zajmujesz się handlem i nie chcesz korzystać z osobnego programu magazynowego, to szybkafaktura.pl może okazać się dla Ciebie odpowiednim, choć trudniejszym w obsłudze rozwiązaniem.
Zwróć także uwagę na aplikacji służące jedynie do wystawiania i ewidencjonowania faktur, jak inFakt (http://www.infakt.pl) lub I-faktura (http://i-faktura.pl).
