Każda osoba prowadząca własną działalność dąży nie tylko do tego, aby zwiększać zyski i budować markę, ale również do tworzenia komfortowych warunków pracy. W dzisiejszych czasach jest to możliwe dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów. Co warto o nim wiedzieć i dlaczego będzie trafnym wyborem?
Aby poprawiać wydajność pracy oraz zwiększać jej komfort, możesz posługiwać się nowoczesnymi rozwiązaniami takimi jak np. elektroniczny obieg dokumentów. Zaoszczędzisz swój czas i zadbasz o przejrzystość danych w firmie. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, dlaczego takie rozwiązanie będzie strzałem w 10!
Digitalizacja dokumentów – czym jest i dlaczego warto?
Porządek w dokumentacji i możliwość szybkiego odnalezienia tych, które są w danym momencie potrzebne, to niezwykle ważny element działania każdej firmy. Pomaga w tym digitalizacja dokumentów, czyli ich cyfryzacja. Polega ona na zamianie ich wersji papierowej w elektroniczną, aby móc wszelkie pliki przechowywać w pamięci komputera. Najważniejsze zalety takiego rozwiązania:
- oszczędność miejsca – nie musisz już przeznaczać kolejnych szafek i półek na przechowywanie papierów, wszystko znajduje się w komputerze;
- ekologia – codzienne wykorzystanie papieru znacznie spada;
- redukcja kosztów – eliminujesz konieczność pozostawania w firmie po godzinach, aby kompletować i segregować dokumenty. Nie muszą tego robić również Twoi pracownicy, dzięki czemu skupiają się na innych zadaniach;
- przejrzystość – dokumenty mogą być dowolnie segregowane, a znalezienie aktualnie potrzebnego trwa zaledwie kilkanaście sekund.
To rozwiązanie wyjątkowo wygodne, które pozwoli zaoszczędzić Ci czas i pieniądze. Jednocześnie wpłynie na unowocześnienie działań w Twojej firmie, co wpływa na budowanie rzetelnej, innowacyjnej marki.
Elektroniczny obieg dokumentów – początek nowej ery
Jeśli chcesz zrezygnować z mnóstwa papierowych dokumentów, rozpocznij od zainteresowania się elektronicznym obiegiem dokumentów. Służą do tego profesjonalne, starannie zaprojektowane platformy, na których należy założyć konto. Wszystkie ich funkcjonalności odkryjesz w dowolnej przeglądarce, nie musisz instalować dodatkowych komponentów. Z jej pomocą nie tylko będziesz mógł elektronicznie przechowywać swoje dokumenty, ale również:
- tworzyć formularze wewnętrzne i zewnętrzne;
- automatyzować procesy sprzedażowe;
- analizować czasochłonność i koszty projektów;
- automatycznie generować umowy, faktury, wnioski i pisma;
- podpisywać elektronicznie dokumenty.
I wiele innych. Możesz również tworzyć własne, zindywidualizowane obiegi z użyciem technologii Now-code/Low-code, aby system był dopasowany do Twoich potrzeb.
Twoje dane są bezpieczne!
Obawiasz się o bezpieczeństwo danych firmowych? Niepotrzebnie! Platformy do elektronicznego obiegu dokumentów posiadają liczne zabezpieczenia, w tym historię zmian, usprawnienia statyczne i dynamiczne (z workflow) oraz logowanie operacji w systemie. Obsługa danych wrażliwych jeszcze nigdy nie była tak bezpieczna.
