Zarządzanie projektami i koordynowanie pracy grupowej to tematy, którym poświęcono niemało publikacji. Odpowiednie zaplanowanie pracy, zbudowanie zespołu, przydzielenie zadań, dyskusje czy raportowanie stanowią nieodłączną część każdego przeprowadzanego projektu. Z pomocą przychodzą zaawansowane programy, dostępne przez przeglądarkę jako aplikacje internetowe. Co ważne, spora ich część dostępna jest bezpłatnie na wolnej licencji.
Narzędzi webowych z przeznaczeniem do
grupowej pracy nad projektami powstało
niemało. Wybranie odpowiedniej aplikacji
sprowadza się do określenia swoich wymagań.
Podstawową funkcją stawianą przed tego typu aplikacjami
jest możliwość dodawania i charakteryzowania
projektów. Obojętnie, czy mamy do czynienia
z dużym przedsiębiorstwem, czy też kilkunastoosobowym
zespołem tworzącym serwisy internetowe,
pracę można podzielić na poszczególne projekty.
Każdy z nich ma swój priorytet, status i aktualną
fazę wykonania (planowany, realizowany,
zakończony), a przy tym może być przypisany do
danego klienta – tak jak np. w przypadku agencji
interaktywnej, realizującej projekty (witryny internetowe,
kampanie reklamowe, elementy graficzne
etc.) dla poszczególnych zleceniodawców.
Za każdym projektem kryją się ludzie, którzy
biorą udział w jego realizacji. Dodawanie członków
do zespołów wykonujących poszczególne projekty
to również jedna z podstawowych funkcji aplikacji
do pracy grupowej. W zależności od konkretnych
rozwiązań, możemy przyznawać osobom odpowiednie
uprawnienia, definiować stanowiska, dane
osobowe, telefony kontaktowe itp. Każda osoba
biorąca udział w projekcie powinna posiadać indywidualny
login i hasło, dający dostęp do aplikacji
i jej modułów, zgodnie z posiadanymi prawami.
Poza definiowaniem projektów i zespołów, kluczową
funkcją – obecną w każdym tego typu systemie
– jest przypisywanie poszczególnym członkom
zespołu zadań. Mogą one mieć – podobnie jak
projekty – określone priorytety i statusy wykonania.
Ponadto dane zadanie może składać się z kilku
mniejszych, realizowanych przez różne osoby.
Przykładowo wykonanie ulotki reklamowej
obejmuje najpierw przygotowanie jej treści,
wykonanie projektu graficznego i wysłanie go do
drukarni – w dodatku kroki te trzeba wykonać
w takiej własnej kolejności. Dobry system, poza
uwzględnieniem tego typu sytuacji, powinien także
oferować możliwość przypominania o zadaniach
na skrzynkę e-mail (pracownik jest powiadamiany
o nowych zadaniach czy zbliżających się terminach)
oraz przedstawiać listę wszystkich zadań na
przejrzystym diagramie Gantta (o którym piszemy
w osobnej ramce).
Nieco bardziej indywidualnego podejścia
wymagają projekty stricte informatyczne, takie
jak np. wykonanie odpowiedniego programu dla
klienta. W tego typu przypadkach aplikacje do
pracy grupowej uwzględniają np. wersjonowanie
oprogramowania. Pod tym pojęciem kryje się
możliwość definiowana poszczególnych funkcji
i przypisywania ich do kolejnych wydań (alpha,
beta, RC, 1.0 itp.), często określanych mianem faz
czy kroków milowych, a więc swego rodzaju kategorii
grupujących poszczególne zadania. Przydatną
funkcją jest też śledzenie czasu poświęconego na
dane zlecenie. Ułatwia to np. rozliczanie się z programistami,
którym płaci się w zależności od liczby
przepracowanych godzin.
W realizacji każdego projektu niezwykle ważna
jest komunikacja pomiędzy osobami go realizującymi.
W dostępnych narzędziach jest ona przeprowadzana
w różny sposób, najczęściej poprzez
zintegrowane fora dyskusyjne, chat, a także system
komentarzy (np. pod konkretnym zadaniem do
wykonania).
Często spotykaną funkcjonalnością jest także
dodawanie notatek – mogą one dotyczyć np. przeprowadzonej
rozmowy telefonicznej czy spotkania
z klientem. Oczywiście nic nie zastąpi rozmowy
głosowej czy spotkania na żywo, lecz i tutaj
z pomocą przychodzi aplikacja do wspomagania
pracy grupowej – udostępniając w jednym miejscu
wszelkie niezbędne kontakty i numery telefonów.
Przydatnym modułem jest również oddzielne
miejsce na dodawanie i dzielenie się plikami: dokumentami,
arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami
czy zdjęciami. Różne systemy – poza prostym
wgrywaniem plików – oferują możliwość ich wersjonowania,
komentowania i nadawania statusów
(oczekujący na akceptację, zatwierdzony etc.).
W niektórych przypadkach aplikacja może
pełnić także rolę niewielkiego extranetu, udostępniając
część swoich zasobów klientom. Pracownik
firmy, dla której realizowany jest dany projekt, po
zalogowaniu się może mieć możliwość kontaktu
ze zleceniobiorcą, sprawdzenia przebiegu prac,
a także zadawania pytań czy sugerowania poprawek.
Nietrudno wyobrazić sobie zastosowanie np.
w firmie graficznej, przedstawiającej projekty prac
swoim klientom za pomocą tego typu narzędzia.
Pomocnymi modułami są również wewnętrzna
wyszukiwarka, a także baza linków – dostępna
z jednego miejsca i zawierająca zbiór wszystkich
powiązanych z projektem odnośników i specyfikacji.
Istotnym elementem aplikacji jest również
moduł raportowania i eksportu/importu danych.
Za pomocą generowanych automatycznie raportów
możliwe jest określenie stanu pracy, czasu
pozostałego do wykonania projektu czy też oceny
poszczególnych pracowników. Moduł eksportu
pozwala z kolei na zarchiwizowanie danych oraz
ich dalszą analizę np. w arkuszu kalkulacyjnym.
Funkcjonalność poszczególnych rozwiązań
jest dosyć różnorodna. Dlatego przed wyborem
odpowiedniego narzędzia warto przede wszystkim
rozważyć i jasno określić własne potrzeby.
Nie wszystkie aplikacje budowane są w sposób
modułowy, w którym część niepotrzebnych funkcji
można wyłączyć. Warto więc pamiętać o tym, że
nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest najbardziej
rozbudowana aplikacja, ponieważ może ona
sprawić problemy w obsłudze.
Własny hosting czy model ASP?
Przy wyborze odpowiedniej aplikacji należy
zdecydować się na jeden z dwóch modeli jej
działania: samodzielna instalacja i konfiguracja
na serwerze lub model ASP (Application Service
Provider), czyli dostęp do aplikacji zainstalowanej
na serwerze producenta, najczęściej ze stałą
miesięczną opłatą.
Obydwa rozwiązania mają swoje wady i zalety,
choć w ostatnich latach m.in. za sprawą trendu
Web 2.0 popularność zdobywają zwłaszcza aplikacje
funkcjonujące w modelu ASP. Przykładem jest tu
Basecamp (http://www.basecamphq.com), którego
twórcy chwalą się, że jest używany już przez ponad
milion użytkowników.
Tego typu nowoczesne systemy pisane są
najczęściej z wykorzystaniem frameworka Ruby
On Rails, oferując przejrzysty i łatwy w obsłudze interfejs
czerpiący z technologii AJAX, co sprawia, że
praca z nimi jest równie wygodna jak z aplikacjami
desktopowymi. Innymi zaletami są dobra dokumentacja
(poradniki, najczęściej zadawane pytania
etc.), wsparcie producenta, liczna społeczność
i wyeliminowanie procesu instalacji czy wdrożenia
aplikacji – wystarczy jedynie założenie konta, co
można dokonać w kilka minut.
Drugą stroną medalu jest konieczność opłacania
abonamentu, wymaganego przy większych
projektach. Ceny kształtują się od około 10 $ do
150 $ miesięcznie, w zależności od limitu projektów,
osób czy dostępnej przestrzeni dyskowej. Nieco
inną formę płatności przyjęli twórcy LiquidPlanner,
gdzie za każdego dodatkowego użytkownika
opłata ma docelowo wynosić 25 $ miesięcznie
(w chwili obecnej trwają darmowe testy).
W przypadku, gdy dysponujemy własnym
serwerem, warto rozważyć samodzielną instalację
i konfigurację jednego z wielu darmowych narzędzi.
Tego typu rozwiązanie ma liczne atuty nad modelem
ASP – możliwość rozbudowy, integracji, przechowywanie
danych na własnych serwerach, brak różnego
rodzaju ograniczeń i oczywiście brak abonamentu.
W osobnych ramkach przedstawiamy sześć tego
typu aplikacji, dostępnych na licencjach zgodnych
z modelem open source. Różnią się one funkcjonalnością,
interfejsem, jakością kodu i popularnością
(a co za tym idzie: dokumentacją, wsparciem,
społecznością użytkowników). Na uwagę zasługują
zwłaszcza dwa: oferujący w przejrzysty sposób dużą
funkcjonalność phpCollab (http://www.php-collab.com) oraz ProjectPier (http://projectpier.org), oferujący
ciekawy interfejs i niezbędne moduły.
Którą aplikację wybrać?
Pomoc w odpowiedzi na to pytanie może
udzielić dołączone do artykułu zestawienie,
zawierające porównanie podstawowych funkcji
systemów do pracy grupowej. Przygotowaliśmy
listę i opisy dziewięciu aplikacji, które wydały się
nam najciekawsze i których koszt (w przypadku
modelu ASP) nie powinien odstraszyć polskich
użytkowników. Wybór odpowiedniego narzędzia
musi być poprzedzony analizą konkretnego
przypadku. Z pewnością warto sobie ten trud
zadać, gdyż wdrożenie dobrego rozwiązania może
okazać się kluczem do terminowego wykonywania
wszystkich projektów.
Aplikacje do instalacji na serwerze
phpCollab
Rozwijana od blisko 6 lat, dostępna na licencji
GNU GPL aplikacja zdobyła dużą popularność na
całym świecie. Autorzy wzorowali swój produkt na
Macromedia Sitespring (dziś już zawieszony) i udało
im się przygotować naprawdę spore narzędzie,
które obsługuje się w łatwy i przejrzysty sposób.
Przemyślany interfejs użytkownika to z pewnością
duża zaleta phpCollab. Istnieje także możliwość
integracji z Mantisem (system zgłaszania błędów)
i phpNuke (system CMS). Polskich użytkowników
zadowoli z pewnością fakt dostępności polskiej
wersji językowej.
W chwili obecnej aktualną wersją jest 2.5 RC3
– mimo że jest to release candidate, to z powodzeniem
można jej już używać, ponieważ działa
w pełni stabilnie. PhpCollab współpracuje z bazami
danych MySQL, Microsoft SQL Server oraz Postgre-
SQL. Oferuje łatwą instalację (wgranie plików na
serwer, utworzenie pliku konfiguracyjnego, zmiana
kilku praw dostępu i uruchomienie instalatora
przez WWW) oraz obszerny poradnik poświęcony
konfiguracji i użytkowaniu systemu.
Na oficjalnym blogu opublikowano zapowiedź
wersji 3.0, która ma być oparta na jednym z popularnych
frameworków i wykorzystywać w pełni
język PHP w wersji 5. Nowe wydanie ma wykorzystywać
zalety Web 2.0 (AJAX, tagi, syndykacja
treści), oferować modułową budowę (możliwość
pisania własnych komponentów) oraz umożliwiać
synchronizację z Google Calendar, Outlookiem
i linuksową aplikacją Kontact.
Niestety nie jest znana data wydania wersji
3.0. Ślad po ostatnich pracach urywa się w sierpniu
2007 roku, dlatego do końca nie wiadomo, jak
potoczy się przyszłość aplikacji.
dotProject
Prace nad aplikacją rozpoczęły się w 2000 roku
i od tego czasu dotProject stał się jedną z flagowych
aplikacji open source do pracy grupowej. Jak
piszą autorzy, ich system jest szeroko wykorzystywany
przez firmy, instytucje rządowe, a także
szkoły i organizacje nonprofit.
Aplikacja oferuje szereg ciekawych możliwości,
często niedostępnych w innych tego typu produktach.
Znajdziemy tu m.in. listę kontaktów, system
ticketów czy generowanie wykresów Gantta.
Podobnie jak phpCollab, dotProject dostępny jest
w języku polskim.
Minusem dotProject jest niezbyt dobrze
przemyślana strona internetowa, na której ciężko
znaleźć potrzebne informacje. Po kilku minutach
natrafimy jednak na całkiem sporą dokumentację,
która przedstawiona jest w formie kursów,
obsługiwanych przez popularną platformę
Moodle. Dostępne są także poradniki w wersji PDF,
które poprowadzą użytkownika przez instalację,
konfigurację aż po codzienną pracę z dotProject.
Nie zabrakło także obszernej wiki oraz oficjalnego
bloga prowadzonego pod adresem http://blogs.sakienvirotech.com/dotProject.
dotProject potrzebuje do działania serwera
z obsługą PHP i MySQL. Obecną wersją jest 2.1.1,
jednak trwają prace nad wersją 3, opartą na Zend
Framework.
eGroupWare
Prawdziwy kombajn do pracy grupowej,
składający się z licznych modułów, dedykowany
zwłaszcza większym projektom. Na olbrzymią
funkcjonalność składa się system CRM, rejestracja
rozmów telefonicznych, wbudowany klient poczty,
książka adresowa, system wiki, baza wiedzy
i wewnętrzny czat. Obsługę tylu narzędzi ułatwia
przyjazny interfejs, możliwa jest także synchronizacja
kalendarzy i poczty z programami Outlook,
Thunderbird, Kontact oraz telefonami komórkowymi
i urządzeniami PDA.
eGroupWare napisany został w PHP, obsługiwane
są następujące bazy danych: MySQL, PostgreSQL,
MS SQL oraz częściowo Oracle. Możliwa
jest także współpraca z serwerami LDAP (usługi
katalogowe) i IMAP (poczta). Całość dostępna jest
również w języku polskim.
Dużą zaletą systemu jest przejrzysta i rozbudowana
strona internetowa projektu, dostępna
w wielu językach. Znajdziemy na niej m.in.
forum dyskusyjne, sporą dokumentację, system
zgłaszania błędów czy bazę wiedzy. Dostępny jest
także 140-stronicowy podręcznik użytkownika,
który można zamówić w wersji drukowanej bądź
pobrać na dysk. Na stronie znajdziemy też listę firm
korzystających z eGroupWare (wpisały się m.in.
dwie firmy z Polski). Warto dodać, że jednym ze
sponsorów projektu jest RedHat.
Group – Office
Holenderski projekt, dostępny w dwóch
wersjach: społecznościowej (na licencji GNU GPL)
oraz profesjonalnej, oferującej za opłatą kilka
dodatkowych opcji (m.in. synchronizacja z PDA).
Świadczone jest płatne wsparcie techniczne.
Istnieje także możliwość korzystania z wersji
hostowanej na serwerach producenta w ramach
abonamentu.
Aplikacja charakteryzuje się przyjaznym
interfejsem użytkownika, oferuje również
wszystkie niezbędne funkcje. Dostępna jest
także bardzo dobra dokumentacja (dla administratorów,
końcowych użytkowników oraz
deweloperów), a kod nie sprawia problemów.
Dodatkowo cieszy fakt modułowej budowy systemu.
Dla programistów przygotowano również
forum dyskusyjne, system zgłaszania błędów
i repozytorium CVS, utrzymywane w ramach
projektu na SF.net Wadą rozwiązania jest brak polskiej wersji
językowej.
PHProjekt
Zaawansowana, modułowa aplikacja do
koordynacji pracy nad projektami. O jej popularności
niech świadczy fakt przetłumaczenia na
38 języków, w tym polski.
PHProjekt oferuje wiele ciekawych możliwości,
wśród których znajdziemy wykresy Gantta,
system śledzenia czasu poświęconego na dane
zadanie (time card system), klienta poczty, czat,
system głosowania (członkowie zespołu mogą
w ten sposób podejmować decyzje), przypominacze
oraz kalendarz. Funkcjonalność można
rozbudowywać poprzez wgrywanie dodatkowych
modułów. Na oficjalnej stronie znajdziemy wśród
nich m.in. synchronizację z Pocket PC oraz system
billingowy.
Jak wskazuje nazwa aplikacji, napisana
jest ona w języku PHP (wersja 4), przy czym
współpracuje aż z 9 bazami danych, m.in.
MySQL, PostgreSQL, SQLite, Firebird, MSSQL
czy Oracle. Program obsługuje również protokoły
LDAP, XML/SOAP i Webdav, ma też możliwość
tworzenia własnych skórek i udostępnia API
dla programistów.
Obecną wersją jest 5.2.3, wydana w październiku
2007 roku. Instalacja nie powinna sprawić
problemu. Dostępny jest także obszerny poradnik,
który w jedenastu krokach przedstawia cały
proces, obejmując nawet instalację i konfigurację
serwera HTTP oraz bazy danych.
Project Pier
Jest to stosunkowo młody projekt, będący
forkiem innej aplikacji open source: activeCollab.
Project Pier dostępny jest na licencji Honest Public
License – zmodyfikowanej wersji GNU GPL .
Niewielki staż projektu stanowi jego zaletę –
aplikacja ma nowoczesny i przejrzysty interfejs, napisana
jest w PHP 5, z użyciem bazy danych MySQL
z obsługą InnoDB. Project Pier wydaje się dobrym
rozwiązaniem do koordynacji pracy np. w serwisach
internetowych. A to dzięki temu, że nie jest
przeładowany niepotrzebnymi opcjami, oferując
tak przydatne funkcje jak przypomnienia na e-mail,
system tagów czy zarządzanie wersjami.
Na oficjalnej stronie internetowej dostępny jest
m.in. blog autora, tekst ukazujący w punktach 10
powodów, dla których warto użyć tego narzędzia,
artykuły przybliżające podstawy użytkowania oraz
nieco bardziej zaawansowany podręcznik. Dla
użytkowników przygotowano także forum dyskusyjne,
system zgłaszania błędów oraz dedykowany
kanał IRC.
Aplikacje w modelu ASP
Basecamp
Najbardziej popularna aplikacja tego typu
w internecie. To podczas jej tworzenia powstał
framework Ruby on Rails. Jego autorem był David
Hansson, pracujący w firmie 37signals.com,
będącej właścicielem Basecampa i kilku innych
popularnych narzędzi on-line.
Sam Basecamp nie wyróżnia się żadnymi
specjalnymi funkcjami. Oferuje tzw. dashboard (coś
w rodzaju pulpitu, gdzie prezentowane są w jednym
miejscu najważniejsze informacje z pozostałych
modułów programu) oraz możliwość ustalania
kroków milowych i śledzenie czasu.
Za sukcesem tego rozwiązania stoi przejrzysty
interfejs, prostota użytkowania oraz przede wszystkim
znakomity marketing. Na oficjalnej stronie
znajdziemy wiele przykładów sukcesywnych
wdrożeń, poparte informacją o ponad milionie
użytkowników. Dostępne są także przewodniki
wideo, forum dyskusyjne, FAQ, wsparcie przez
e-mail. Ponadto programistom udostępniane jest
API systemu.
W darmowej wersji można zarządzać tylko
jednym projektem, bez możliwości wgrywania
plików, ale za to z dowolną liczbą użytkowników.
Za 12 $ miesięcznie można już mieć do dyspozycji
trzy projekty i 250 MB miejsca na pliki. Najdroższa
wersja abonamentu kosztuje 149 $ miesięcznie
i zapewnia praktycznie brak limitów.
Goplan
Jedno z najciekawszych narzędzi tego typu
dostępnych w modelu ASP. Na uwagę zasługuje
bardzo dobry interfejs, którego centralnym
miejscem, podobnie jak w Basecampie, jest
pulpit (dashboard). Twórcy systemu oferują kilka
ciekawych funkcji, m.in. prowadzenie własnego
wiki, śledzenie czasu projektu, wykresy Gantta,
tworzenie publicznego bloga oraz wewnętrzny czat
i kanały RSS informujące o wszelkich aktywnościach.
Dostępne jest także API dla programistów.
Użytkownikom świadczone jest wsparcie techniczne.
Niestety, tak jak i w przypadku Basecampa,
aplikacja nie jest dostępna w języku polskim.
W wersji darmowej możemy prowadzić maksymalnie
dwa projekty z czterema użytkownikami,
otrzymujemy też 15 MB na własne pliki. Za 10 $
miesięcznie limit projektów rośnie do dwunastu,
a użytkowników – do ośmiu na projekt. Wydatek
rzędu 20 $ miesięcznie pozwoli na prowadzenie do
30 projektów bez limitu użytkowników.
Liquid Planner
Nowy system, napisany z wykorzystaniem
frameworka Ruby on Rails. Cechuje go przyjazny
interfejs użytkownika, dostępny tylko w języku
angielskim. Oferuje standardową funkcjonalność
w tego typu aplikacjach, nie wyróżniając się tutaj
niczym specjalnym.
Autorzy oferują wsparcie techniczne za pośrednictwem
e-maila. Przygotowano także 27-stronicowy
poradnik użytkownika oraz przewodniki wideo.
W darmowej wersji można prowadzić dowolną
liczbę projektów, na które przewidziano do 2
GB miejsca, ale tylko z możliwością założenia
jednego konta użytkownika. Każda kolejna osoba
przypisana do projektu to koszt 24,95 $ miesięcznie.
W chwili obecnej trwają jednak betatesty,
w ramach których można z aplikacji korzystać
bezpłatnie, bez limitów kont użytkowników.
Diagram Gantta
Diagram Gantta. nazywany często wykresem
bądź grafem Gantta, stosowany jest w zarządzaniu
projektami. Pojedynczy projekt rozbijany jest
na zadania, które przedstawiane są na osi czasu.
Zadania mogą być od siebie zależne (do rozpoczęcia
jednego konieczne jest zakończenie innego),
a także składać się z zadań podrzędnych.
Wykres opracowany przez Henry\’ego Gantta
został po raz pierwszy zastosowany w 1917 roku.
Dzisiaj jest wykorzystywany powszechnie w planowaniu
projektów, można go tworzyć za pomocą
wielu aplikacji, w tym arkuszy kalkulacyjnych,
programów typu Microsoft Project czy specjalnie
stworzonych do tego celu narzędzi.
Klasę PHP do generowania wykresów Gantta
znajdziesz pod adresem http://www.phpclasses.org/browse/package/2737.html.
Inne narzędzia:
GanttProject – desktopowa aplikacja open
source, działająca na wszystkich platformach
systemowych – http://ganttproject.biz.
TaskJuggler – darmowy, tworzony na zasadach
open source, odpowiednik aplikacji MS Project,
oferujący m.in. wykresy Gantta – http://www.taskjuggler.org.
Zarządzanie projektami IT
Zarządzanie projektami informatycznymi to szeroka
dziedzina wiedzy. Gdzie szukać dodatkowych
informacji na temat skutecznego prowadzenia
projektów?
ProjectComplete.pl
Polski serwis poświęcony prowadzeniu
projektów informatycznych. Dostępne jest forum
dyskusyjne, baza artykułów, blog oraz polecana
bibliografia (książki, artykuły, blogi), którą warto
przejrzeć.
GanttHead.com
W serwisie na uwagę zasługują zwłaszcza blogi
prowadzone przez osoby zarządzające projektami
informatycznymi – wśród postów znajdziemy
m.in. wywiady z twórcami opisywanych w tekście
aplikacji. Dostępny jest też blog \”Project Management
2.0\”, omawiający popularne narzędzia
Web 2.0. Serwis zawiera również bazę pomocnych
programów.
Project Management Learning Center
http://www.projectmanagementlearningcenter.com
Międzynarodowa społeczność menedżerów
IT. Na stronie znajdziemy m.in. listę polecanych
książek tematycznych, bazę artykułów, forum
dyskusyjne i ponad 100 podcastów.
pm411.org
Na tej stronie odsłuchasz 25 odcinków podcastu
na temat zarządzania IT, a wśród nich m.in.
wywiad z autorem aplikacji dotProject.
4pm.pl
Polski serwis o zarządzaniu projektami – także
informatycznymi. Na uwagę zasługuje m.in. zestawienie
pomocnych aplikacji.
ProjectSteps
http://projectsteps.blogspot.com
Blog prowadzony przez Stephena Seaya,
posiadającego 20 lat doświadczenia w zarządzaniu
projektami IT.
Porównanie systemów do pracy grupowej
