Prace nad nową wersją pakietu biurowego firmy Microsoft powoli zbliżają się do końca. Użytkownicy zainteresowani funkcjonalnością oferowaną przez Office 2007 uzyskali możliwość wzięcia udziału w publicznych testach wersji Beta 2. Jedną z dostępnych w niej aplikacji jest nowa odsłona programu Outlook.
Outlook to jeden z najpopularniejszych składników pakietu Office. Łączy w sobie funkcje charakterystyczne dla klienta poczty elektronicznej z narzędziami wspomagającymi użytkownika w procesie zarządzania czasem i informacjami osobistymi. Ułatwia porządkowanie i wyszukiwanie informacji m.in. dzięki możliwości nadawania im priorytetów.
Przedstawiciele Microsoftu wielokrotnie podkreślali, że projektując Office 2007 skupiali swą uwagę na łatwości uzyskiwania dostępu do oferowanych przez poszczególne programy narzędzi. Tego typu postawa wynikała zarówno z chęci zwiększenia produktywności, jak i z potrzeby zaspokojenia oczekiwań użytkowników, którzy pytani o funkcje, jakie powinny znaleźć się w nowej odsłonie pakietu biurowego często wskazywali już dostępne narzędzia. W praktyce oznacza to, że dostęp do nich nie był wystarczająco intuicyjny. Uwzględniając te deklaracje warto sprawdzić, jak duże zmiany niesie ze sobą Outlook 2007 w wersji Beta 2.
Interfejs użytkownika
Łatwość organizowania pracy, udostępniania informacji innym osobom i szybkiego przeszukiwania wiadomości otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej jest w bardzo dużym stopniu uzależniona od interfejsu użytkownika. W Outlooku 2007 został on gruntownie przeprojektowany w celu zapewnienia użytkownikom możliwości intuicyjnego uzyskiwania dostępu do potrzebnych im w danym momencie funkcji. W wielu oknach wyeliminowane zostały klasyczne menu.
Wprowadzone zostało natomiast logo Office, za pośrednictwem którego uzyskujemy dostęp do funkcji odpowiedzialnych m.in. za wczytywanie, zapisywanie i drukowanie dokumentów. Do pozostałych narzędzi docieramy za pośrednictwem skrótów klawiszowych oraz tzw. wstęg, pełniących rolę nowoczesnych i dynamicznych pasków narzędziowych.
Szpaltowy układ głównego okna programu został wzbogacony o nowy element w postaci okna \”To-Do Bar\” grupującego zadania, które należy wykonać w najbliższym czasie. Konsoliduje ono wszelkie informacje związane z planami na dany dzień, pochodzące z kalendarza, oznaczonych wiadomości e-mail, a także z zadań zapisanych w innych aplikacjach systemu Office 2007, takich jak Project, OneNote i SharePoint Services.
Zmniejsza ono przestrzeń dostępną dla pozostałych informacji sprawiając, że użytkownicy coraz częściej zaczynają myśleć o sięgnięciu po monitor panoramiczny, z drugiej strony można je w dowolnym momencie zminimalizować, dostosowując wygląd okna do własnych potrzeb.
Tworzenie nowych wiadomości, szczególnie w formacie HTML, jest znacznie łatwiejsze za sprawą pasków ułatwiających dostęp do narzędzi związanych m.in. z formatowaniem poszczególnych elementów tekstu. Uproszczony został także proces dołączania załączników do tworzonej wiadomości. Karta \”Insert\” grupuje dodatkowe elementy, które mogą być dołączone do listu, ułatwiając proces wzbogacania go o plik, obrazek, wykres czy tabelę.
Wyszukiwanie i porządkowanie informacji
Z interfejsem użytkownika w pełni zintegrowana została funkcja szybkiego wyszukiwania danych. Outlook 2007 pozwala wyszukiwać interesujące nas informacje w wiadomościach e-mail, kalendarzu, kontaktach i zadaniach. Proces wyszukiwania może odbywać się w oparciu o zróżnicowane kryteria, takie jak słowa kluczowe, daty, czy też parametry poszczególnych obiektów. W przypadku listów możemy np. ograniczyć obszar poszukiwań do określonego nadawcy, zdefiniować pożądany temat lub zawęzić poszukiwanie do treści listu.
Wprowadzono również usprawnienia w zakresie organizowania informacji. Korzystając z mechanizmu kategorii użytkownik może użyć dowolnie wybranych kolorów do wyróżnienia różnego typu informacji, takich jak wiadomości e-mail, kontakty, zadania i pozycje z kalendarza. Możliwość łatwego, wizualnego identyfikowania obiektów znacząco usprawnia proces organizowania i wyszukiwania informacji.
Obsługa załączników
Outlook 2007 wprowadza zmiany w zakresie dostępu do informacji zgromadzonych w załącznikach do listów przekazywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Funkcja podglądu zapewnia możliwość zaprezentowania zawartości załącznika w oknie podglądu już po jednym kliknięciu. Podwójne kliknięcie nadal jest wykorzystywane do uruchomienia aplikacji, do której przypisany został typ dokumentu reprezentowany przez plik znajdujący się w załączniku.
Kanały RSS
Godną podkreślenia nowością jest możliwość bezpośredniego odczytywania i organizowania kanałów RSS. Tym samym użytkownik, który chce zapoznać się np. z aktualnościami ze świata polityki, nauki czy sportu nie musi już korzystać z zewnętrznych aplikacji. Uruchamiając Outlooka otrzymuje dostęp zarówno do nowych listów dostarczanych za pomocą poczty elektronicznej, jak i do bieżących wiadomości rozpowszechnianych w oparciu o kanały RSS.
Zarządzanie czasem i zadaniami
Planowanie rozkładu zajęć i rezerwowanie czasu na prace, które należy wykonać jest ułatwione dzięki możliwości integracji pozycji zgromadzonych na pasku \”To-Do Bar\” z zawartością kalendarza. Nowe funkcje związane z kalendarzem pozwalają na udostępnianie informacji o rozkładzie zajęć innym osobom.
Użytkownik może tworzyć internetowe kalendarze i publikować je w serwisie Microsoft Office Online, a także udostępniać subskrypcje kalendarza internetowego i przesyłać zapisy związane z bieżącym stanem kalendarza za pośrednictwem poczty elektronicznej. Użytkownicy mogą także sporządzać notatki prezentowane w formie popularnych żółtych kartek.
Bezpieczeństwo
Kwestie związane z bezpieczeństwem miały istotne znaczenie podczas tworzenia nowego Outlooka. Aplikacja oferuje nowe mechanizmy ochrony przed niechcianą pocztą oraz zabezpieczenia przed witrynami wykorzystywanymi do wyłudzania poufnych informacji.
Użytkownicy są ostrzegani w przypadku, gdy wiadomość pocztowa może potencjalnie zawierać niebezpieczną zawartość. Wpływ na zwiększenie bezpieczeństwa mają także funkcje dezaktywujące odnośniki pojawiające się w wiadomościach e-mail zidentyfikowanych jako phishing.
Współpraca z nowym serwerem Exchange
Kolejna wersja serwera Exchange oznaczona symbolem 2007 zapewni użytkownikom programu Outlook 2007 dostęp do nowego asystenta harmonogramów, automatyzującego czasochłonne prace nad organizacją zawartości kalendarza, a ponadto ułatwi planowanie i konfigurowanie wiadomości przekazywanych podczas nieobecności w biurze. Udostępni również nowe tryby komunikacji i przyczyni się do zwiększenia poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych informacji.
Wsparcie dla SharePoint Services
Klienci korzystający z technologii Windows SharePoint Services mogą związać z elementami nowego Outlooka dokumenty, kontakty, kalendarze, zadania i innego typu informacje obsługiwane przez Windows SharePoint Services. Pozwala to na zarządzanie materiałami z jednego miejsca i zapewnia pełne możliwości w zakresie edycji. Zmiany wprowadzone w Outlooku są uwzględniane w stosownych plikach przechowywanych na serwerze.
Wygoda i produktywność
Outlook 2007 w wersji Beta 2 stanowi potwierdzenie działań firmy Microsoft na rzecz zwiększenia poziomu komfortu użytkowania oferowanych przez nią aplikacji, a co za tym idzie również na rzecz poprawy produktywności. Uzyskanie pożądanych efektów ma zapewnić m.in. zastosowanie zmodyfikowanego interfejsu użytkownika, narzędzi ułatwiających wyszukiwanie informacji oraz mechanizmów odpowiedzialnych za ochronę przed niechcianą pocztą i wyłudzaniem poufnych danych.
Istotne znaczenie ma także zwiększenie ilości wspieranych funkcji komunikacyjnych poprzez zaimplementowanie funkcji odpowiedzialnych za obsługę kanałów RSS. Zmiany zapowiadają się zatem obiecująco i mają szansę uczynić z Outlooka 2007 wygodne i nowoczesne narzędzie do zarządzania pocztą elektroniczną, organizowania pracy i udostępniania informacji innym osobom.
Pozostaje nam poczekać na premierę pełnej wersji programu w celu uzyskania odpowiedzi na pytanie o to, jak przełożą się wprowadzone modyfikacje na wydajność aplikacji i jej zapotrzebowanie na zasoby systemowe.
