Chyba każdy odwiedzający nasz serwis internauta korzysta z któregoś z dostępnych na rynku komunikatorów internetowych. Wybór wśród komunikatorów dla użytkowników indywidualnych jest spory. Jednak biznes ma wobec tego rodzaju programów nieco inne wymagania. Sprawdź co jest istotne dla potrzeb biznesu oraz jakie cztery najważniejsze biznesowe zasługują na uwagę.
Elementarne wymagania stawiane przed komunikatorami biznesowymi nie różnią się od komunikatorów dla użytkowników indywidualnych. Ich zadaniem jest po prostu umożliwić szybką i sprawną komunikację poprzez internet. Podstawa to komunikacja tekstowa, ale w rozwiązaniach biznesowych szczególnie dużą wagę przywiązuje się także do komunikacji VOIP (rzadziej wideokonferencje).
Różnice tkwią w detalach. Biznes jest szczególnie wyczulony na punkcie bezpieczeństwa transmisji. Gdy milionom polskich internautów zupełnie nie przeszkadza to, że transmisja w najpopularniejszym polskim komunikatorze Gadu-Gadu jest nieszyfrowana, dla wielu firm stanowi to podstawowy argument przemawiający za rezygnacją z tego rozwiązania. Potencjalne przechwycenie treści rozmowy nie ma dużego znaczenia w rozmowach prywatnych, ale gdy tematem rozmowy stają się kluczowe dla losów przedsiębiorstwa sprawy, wszelkie ustalenia powinny pozostać poufne. Dlatego szyfrowanie transmisji to podstawowy wymóg stawiany przed komunikatorami biznesowymi.
Kolejną sprawą, na którą często zwracają uwagę firmy wybierające komunikatory, jest możliwość tworzenia niezależnej grupy loginów dla pracowników. Niekiedy grupa taka jest całkowicie odseparowana od komunikacji z „resztą świata”, a innym razem po prostu wyraźnie wydzielona. Dzięki temu, po pierwsze można zakładać pracownikom konta według dowolnych wzorców (np. imię.nazwisko), bez ryzyka, że jakiś zupełnie postronny internauta zajął już taką nazwę wcześniej. Po drugie, każdy pracownik może być pewien, że jeśli nadchodzi wiadomość od użytkownika o określonym wzorcu nicka to jej adresatem jest na pewno ktoś ze struktur firmy. To ważne z punktu widzenia zapobiegania atakom o podłożu socjotechnicznym.
Dla biznesu szczególnie istotne są także narzędzia do rozmów głosowych. Wybierane są te komunikatory, które pozwalają na osiągnięcie jak najwyższej jakości połączeń dźwiękowych i to nawet na mało stabilnych łączach. Nie mniej istotna jest również łatwość obsługi programu – wszak ma on być używany przez osoby o bardzo różnym poziomie zaawansowania informatycznego.
Wreszcie – firmy chętnie wybierają rozwiązania sprawdzone. Mało popularny program będzie mniej chętnie widziany od aplikacji wspieranej przez znanego producenta lub solidne środowisko Open Source.
Poniżej pokrótce przedstawiamy kilka najpoważniejszych komunikatorów dla małego biznesu.
Skype
Obecność tego popularnego programu w naszym zestawieniu może nieco dziwić – nie jest to przecież rozwiązanie stworzone specjalnie dla firm. Jednak polecamy Skype nie tylko z uwagi na chłodną kalkulację jego funkcjonalności, ale także dlatego, że zauważamy rzeczywistość – to, że firmy używają Skype jest faktem. Spotykaliśmy się nawet z sytuacjami, w której firmy potrafią dumnie podawać loginy Skype na wizytówkach swoich pracowników. Wprawdzie komunikator ten jest używany głównie przez branżę IT, jednak jego pozycja jest bardzo silna i być może rozszerzy się także na pozostałe branże (wszak to IT dyktuje w tym zakresie trendy).
Sam Skype posiada niemal wszystko, co biznesowi może być potrzebne. Podstawą są szyfrowane rozmowy tekstowe, a także bezkonkurencyjna jakość połączeń głosowych. Możliwość dodawania krótkiej informacji „o sobie” w profilu wraz ze zdjęciem zwiększa możliwość profesjonalizacji tego narzędzia. Skype staje się również standardem w biznesowej komunikacji międzynarodowej. To atut, który pozostaje daleko poza zasięgiem typowo narodowych programów, jak choćby Gadu-Gadu.
Istnieją jednak dwie główne wady Skype. Po pierwsze – pula nicków nie jest ograniczona tylko do poziomu danej organizacji. Każdy internauta może zarejestrować dowolny nick. Częściowym rozwiązaniem jest dodawanie przedrostków, np. wszyscy pracownicy mają loginy tworzone według wzorca „nazwa_firmy.imie.nazwisko”. Nie zabezpiecza to jednak przed podszyciem się osoby postronnej pod pracownika.
Po drugie, całość komunikacji przebiega w trybie P2P, co jest rzeczą normalną w transmisjach VOIP czy przy przesyłaniu plików, ale już rodzi wiele kontrowersji podczas komunikacji tekstowej. Inaczej niż w standardowych komunikatorach, wiadomości, które nie mogą zostać dostarczone do adresata od razu (ponieważ na przykład jest on nieobecny), zostaną do niego dostarczone dopiero gdy zarówno nadawca, jak i odbiorca będą online (jednocześnie). To powoduje znaczne opóźnienia w dostarczaniu takich wiadomości.
Jabber
Ściśle rzecz ujmując, Jabber to nie jest nazwa konkretnego komunikatora, tylko usługi, na bazie której powstają komunikatory dobrze nadające się dla potrzeb biznesu (wiele z nich jest darmowych). Przykładami dobrych klientów sieci Jabber są programy PSI, Miranda czy Google Talk (jest to właściwie całkowicie niezależna usługa na bazie Jabbera).
Zaletą sieci Jabber jest to, że możliwe jest stworzenie własnego serwera sieci Jabber we własnej domenie i zakładanie w niej kont tylko dla pracowników firmy. Takie konta mają adresy podobne do adresów mailowych (np. jan.kowalski@firma.pl ) i wyraźnie wskazują, że pracownik ma związek z przedsiębiorstwem. Jabber komunikuje się także z innymi serwerami tej sieci, pozwalając na rozmowy także poza własną organizacją. Istnieją też możliwości komunikacji z siecią Gadu-Gadu.
Wadą jest brak standardowego wsparcia dla rozmów dźwiękowych (programy obsługujące Jabbera mogą jednak implementować takie rozwiązanie niezależnie), a także konieczność instalacji niezależnego serwera, jeśli ma on dostarczać wyizolowaną pulę loginów tylko dla danej firmy. Można również skorzystać z jednego z darmowych serwerów, ale wówczas pula loginów będzie wspólna.
XPCOM
XPCOM to firma, która na bazie darmowego protokołu Jabber przygotowała własne, kompleksowe rozwiązanie dla biznesu. Ich oprogramowanie w ramach abonamentu dostarcza dzierżawę serwera Jabber, własnego klienta, który dodatkowo posiada zintegrowane proste narzędzie typu CRM – zarządzanie kontaktami, kalendarz oraz klienta poczty elektronicznej. Program posiada możliwość komunikacji z użytkownikami sieci Gadu-Gadu. Dodatkową opcją jest możliwość korzystania z połączeń dźwiękowych (VOIP).
GG Pro
Do grona producentów komunikatorów biznesowych chce dołączyć także grupa Gadu-Gadu. Jej spółka zależna LIVECHAT Software wyprodukowała nowy produkt, który aktualnie znajduje się w fazie beta testów i jest dostępny dla zamkniętego grona testerów.
GG Pro ma być rozwiązaniem płatnym. Bazować będzie na technologiach znanych z Gadu-Gadu, jednak interfejs i możliwości programu zostaną dostosowane do potrzeb biznesu. Wśród nowych funkcji znajdziemy między innymi: szyfrowanie komunikacji tekstowej (niedostępne w standardowym GG), indywidualne konta firmowe z podziałem na departamenty, możliwość przydzielania uprawnień poszczególnym użytkownikom, a także współdzieloną listę kontaktów i historię rozmów. GG Pro ma umożliwić również zdalne przejmowanie pulpitu, co przyda się na przykład w działach pomocy technicznej.
