Z Wojciechem Florczykiem, kierownikiem projektu w firmie Softhis przygotowującej nowy serwis Muzeum Narodowego w Krakowie (http://www.muzeum.krakow.pl), rozmawia Piotr Perka.
Jakie były powody opracowania nowego serwisu Muzeum Narodowego w Krakowie?
Inicjatorem było Muzeum. W ramach unijnego projektu SMART Muzeum chciało stworzyć system marketingu dla swoich potrzeb. Portal internetowy był wbudowany w ten projekt, a jego rolą było otwarcie na świat i rola swoistego kanału komunikacji Muzeum ze swoimi klientami – np. biurami podroży i zwykłymi zwiedzającymi.
Jakie są różnice miedzy starą i nową witryną?
Trudno jest je porównywać. Stara była uaktualniana siłami własnymi pracowników Muzeum poprzez edycje kodu HTML, nowa jest oparta na systemie zarządzania treścią TYPO3. Dzięki temu łatwiej jest aktualizować serwis. Ponadto użytkownicy serwisu zostali podzieleni na kilka grup, m.in. przyjaciół Muzeum, biura podroży, dziennikarzy i nauczycieli. Dla każdej z tych grup tworzone są oddzielne treści.
W przypadku biur podroży jest to także możliwość rezerwacji grupowej przewodnika – w znaczący sposób ułatwia to organizowanie wycieczek. Dziennikarze otrzymują dostęp do informacji prasowych, m.in. mogą otrzymać zdjęcia reprodukcji w dużej rozdzielczości nadającej się do druku. Podobnie sprofilowany zestaw informacji i usług mają inne grupy.
Różnicą, którą da się łatwo zauważyć jest to, że wszystkie dzieła są prezentowane w znacznie większym rozmiarze. Wcześniej reprodukcje były małe, miały niepotrzebne dodatki graficzne, były nieczytelne. Teraz są one dostępne w dużym powiększeniu – można je zapisać na dysku. Jest to ukłon m.in. w stronę osób zajmujących się pracą naukową – często potrzebują one zdjęć o większej rozdzielczości do swoich prac. Dzięki temu nie mają one problemów z jakością. Rozwinęliśmy też dział galerii – można ją dodać praktycznie do każdej strony.
Jak przebiegała współpraca z Muzeum przy przenoszeniu zasobów do internetu?
Projekt, który realizowaliśmy nie obejmował digitalizowania dzieł będących w posiadaniu Muzeum. W naszej pracy korzystaliśmy z gotowych już materiałów w formie elektronicznej, które dostarczyło nam Muzeum. Oczywiście w galeriach nie umieściliśmy wszystkich udostępnionych nam dzieł. W przyszłości do elektronicznego katalogu z pewnością trafią wszystkie zasoby Muzeum, są plany, by znalazły się one w katalogu internetowym, z którego mogliby korzystać także naukowcy.
Co użytkownik zyskuje odwiedzając serwis Muzeum? Co na niego czeka? Czy użytkownicy przyzwyczajeni do serwisów społecznościowych znajdą tu coś dla siebie?
Muzeum jest instytucją raczej konserwatywną, nie znajdziemy tu więc nowinek w rodzaju Web 2.0. Intencją Muzeum było przygotowanie sprawnego narzędzia komunikacji. Poprzednia strona krakowskiego Muzeum nie była w stanie oddać całej aktywności tej instytucji, a trzeba pamiętać, że ma ona liczne oddziały. Dodatkową przeszkodą w utrzymaniu aktualnego serwisu była ręczna aktualizacja informacji.
W tym momencie użytkownik otrzymuje aktualne informacje i to jest już wartością samą w sobie. Są to informacje o wystawach, zaproszeniach na warsztaty i innych wydarzeniach związanych z funkcjonowaniem Muzeum. Można ją również otrzymać za pośrednictwem kanału RSS.
Najbardziej dumni jesteśmy z kalendarium – sposobu, w jaki prezentowane są daty związane z działalnością Muzeum. To nowość, wcześniej nie było tego typu funkcjonalności. To miejsce, w którym można dowiedzieć się, co aktualnie dzieje się w Muzeum. Pozwala ono na bieżąco śledzić wydarzenia i wybrać to, co nas interesuje. Kalendarium to rozwiązanie bardzo ułatwiające kontakt potencjalnych zwiedzających z tą instytucją kulturalną.
Na stronie obecny jest system marketingu. Jakie są jego funkcje?
Tak jak wspomniałem, częścią tego systemu jest możliwość rezerwacji indywidualnej i grupowej. są też moduły takie jak moduł ankiet, badania opinii publicznej czy przeprowadzania sond wśród użytkowników. Muzeum bardzo zależało na takim rozwiązaniu, w swoich strukturach ma bowiem wyspecjalizowaną komórkę zajmującą się badaniem opinii na temat swoich wystaw i działalności. Każdy, kto bierze udział w ankiecie, może ją wypełnić anonimowo, może zapisać się na newsletter, jak też założyć konto w portalu.
Kolejny moduł służy do badania frekwencji. To także narzędzie, którym Muzeum do tej pory nie dysponowało, brakowało systemu informacji o liczbie biletów sprzedanych w danym dniu na konkretną wystawę W tym momencie na podstawie zebranych informacji tworzone są zestawienia – to informacja zwrotna, pozwalająca ocenić efektywność działań. Pozwala usprawnić działalność Muzeum, które dzięki temu może lepiej służyć społeczeństwu jako instytucja kultury.
Użytkownicy instytucjonalni mogą skorzystać z systemu rezerwacji. Udostępniono im pakiet administracyjny do zarządzania tymi rezerwacjami. Dzięki niemu mają wgląd we wszystkie swoje rezerwacje. W systemie widać też, które z nich zostały przez Muzeum odrzucone, np. ze względu na brak przewodnika.
Czy mógłby pan przybliżyć proces przygotowania serwisu? Co było największym wyzwaniem?
Każdy projekt rozpoczynamy od dokładnego określenia potrzeb klienta. Część z nich znaliśmy z dokumentacji przetargowej, reszty dowiedzieliśmy się od samych pracowników. Na tej podstawie przygotowaliśmy propozycję zmian, którą zaprezentowaliśmy Muzeum.
Największym wyzwaniem było pokazanie struktury Muzeum Narodowego w Krakowie. Trudność polegała na tym, że ta instytucja kulturalna ma wiele oddziałów, są też pracownie konserwacji, są działy edukacji i każdy z tych działów musiał być odpowiednio reprezentowany na nowej witrynie. Ich liczba była tak duża, że musieliśmy ustalać, które zostaną wymienione na pierwszej stronie. To pokazuje, jak dużą wagę przykłada się w Muzeum do internetu jako medium oraz jak silna jest chęć wykorzystania go w codziennej pracy.
O firmie
Softhis to kontynuacja działającej od lat 90. firmy L-Design, nowa nazwa pojawiła się w 2005 roku wraz z norweskim inwestorem.
Naszą specjalizacją jest tworzenie oprogramowania dedykowanego, w tym szczególnie systemów CRM (wdrożone m.in. w Agora SA). Budujemy także systemy portalowe, intranetowe i rozwiązania e-commerce, mamy za sobą kilka wdrożeń Wirtualnych Dziekanatów dla uczelni wyższych, oczywiście zajmujemy się też integracją systemów.
Od mniej więcej roku pracujemy nad rozszerzeniami do największego chyba systemu CMS typu open source, czyli TYPO3, którego zalety docenia coraz więcej użytkowników, w tym wielkie korporacje.
Tworzymy oprogramowanie dedykowane, a nie \”pudełkowe\”. Myślę, że dzięki temu możemy lepiej i dokładniej realizować wymagania klientów, a ich wdrożenie nie pociąga za sobą konieczności organizacyjnych zmian i rewolucji. Zasada jest prosta: rozwiązanie Softhis ma służyć klientowi – nigdy na odwrót.
Testy i zbieranie opinii rozpoczęło się wraz z przygotowaniem wersji testowej. Niewiele różniła się od wersji końcowej, którą można oglądać teraz. To zasługa naszego dobrego rozpoznania potrzeb i oczekiwań.
Po przygotowaniu serwisu w wersji alfa na użytek wewnatrzmuzealny ruszył proces zbierania ankiet, dzięki którym trafiały do nas uwagi na temat serwisu. Niezależnie opinie o serwisie zbierał także dział promocji Muzeum.
W wyniku tych działań otrzymaliśmy dużo interesującego materiału, który po przetworzeniu i wyciągnięciu wniosków posłużył do ulepszenia niektórych elementów serwisu. Po uruchomieniu serwisu Muzeum ten sam proces prowadzimy w tym momencie, ale na większej grupie – wszystkich odwiedzających serwis WWW. Uwagi są bardzo różne – to co nas cieszy, to przewaga opinii dobrych i bardzo dobrych.
Jak długo trwały prace nad projektem? Ile osób było zaangażowanych?
Dokładnej liczby po stronie Muzeum nie jestem w stanie podać, ale było to wiele osób. Natomiast z naszej strony ze względu na krótki termin wykonania przy tej wielkości projektu pracowało pięć osób, podczas gdy normalnie projektem zajmują się trzy osoby – programiści, graficy oraz oczywiście menedżer. Prace trwały od września do grudnia. Wersja alfa pojawiła się już w październiku ub.r.
Tak szybkie tempo prac było narzucone przez warunki projektu SMART, nie mogliśmy pozwolić sobie na przekroczenie terminu, gdyż Muzeum musiało się rozliczyć w terminie z dotacji. Dużym ułatwieniem było to, że skorzystaliśmy z opensource\’owego programu TYPO3, nie musieliśmy tworzyć wielu rzeczy od podstaw, tylko skorzystaliśmy z gotowych elementów. W całości stworzyliśmy tylko system rezerwacji, newslettera, moduły ankietowe i badania frekwencji.
Nasz wybór padł na TYPO3 ze względu na fakt, że jest to bardzo dojrzałe narzędzie, spełnia większość wymagań stawianych zaawansowanym systemom CMS. Zresztą o jego klasie mogą świadczyć referencje zamieszczone o systemie na jego stronie, korzysta z niego wiele firm, np. Epson.
Jak wygląda serwis od strony technicznej?
Serwis znajduje się na serwerze, który pracuje pod kontrolą systemu Red Hat Enterprise, z systemem TYPO3. Jest on napisany w PHP i wykorzystuje MySQL-a jako bazę danych. W serwisie wykorzystaliśmy także komunikację XML-ową z flashem, jest tu też oczywiście serwer Apache. Tu ujawnia się kolejna zaleta TYPO3, który korzystając z ogólnie dostępnych narzędzi w rodzaju PHP czy MySQL mógł oferować zaawansowane usługi.
W skład serwisu Muzeum wchodzi też sklep…
Tak, z tym że ta część witryny została przygotowana przez firmę niemiecką (partnera Muzeum w projekcie) i to oni decydowali o wyborze implementowanego sklepu, jak też o jego funkcjonalności Z naszej strony przygotowaliśmy jedynie płatności – skorzystaliśmy z AllPaya, z którym Muzeum podpisało umowę.
