W naszym cyklu artykułów dotyczących prowadzenia własnej firmy, działającej w branży informatycznej prezentowaliśmy już jak można założyć firmę, z jakich dotacji korzystać oraz jak zająć się sprawami księgowymi. Dziś odpowiemy na pytanie, co zrobić w sytuacje gdy chcesz działać wspólnie, w kilka osób? Artykuł poświęcamy trzem podstawowym rodzajom spółek.
Często zdarza się tak, że biznes chcemy rozkręcać w kilka osób – czasem dwie, czasem trzy, a czasem jeszcze więcej. Nie ma problemu, jeśli jedna osoba jest wyraźnym liderem i bierze na siebie ciężar odpowiedzialności za firmę, a reszta po prostu pomaga. W takich sytuacjach rozliczenia na zasadzie jednej firmy i podwykonawców wydają się najwłaściwsze.
Jednak jeżeli każda osoba angażuje się w rozwój biznesu w równym lub podobnym stopniu i niekoniecznie ma to swoje odzwierciedlenie w bieżących korzyściach finansowych, to pojawiają się oczekiwania wszystkich w zakresie udziału w przyszłych zyskach. Uczestnicy projektu zaczynają myśleć o działaniu w spółce.
Na poziomie niewielkiego biznesu stosunkowo łatwo dostępne są trzy rodzaje spółek – cywilna, jawna oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Przyjrzymy się każdej z nich, omówimy różnice pomiędzy nimi oraz koszty funkcjonowania. Wcześniej jednak kilka słów na temat popularnej alternatywy – spółki bez spółki.
Jedna działalność gospodarcza, czyli wirtualna spółka
Dla bardzo niewielkich przedsięwzięć powszechną praktyką jest sytuacja, w której jedna osoba rejestruje działalność gospodarczą i bierze formalny aspekt prowadzenia firmy „na siebie”, natomiast pozostali wspólnicy uczestniczą „po cichu” w ewentualnych zyskach. Zwykle odbywa się to na zasadzie uzgodnień ustnych i nie ma żadnych formalnych umocowań.
Wspólnicy początkowo mogą pracować na rzecz działalności w formie wolontariatu, a jeśli firma osiąga zyski, którymi wspólnicy chcą się podzielić to tworzone są umowy cywilnoprawne (umowy o dzieło lub zlecenie) pomiędzy nimi a działalnością gospodarczą i w ten sposób następuje podział zysków. Ma to zresztą pewne zalety podatkowe – wiele umów o dzieło związanych z branżą IT jest ściśle powiązana z czerpaniem zysków z autorskich praw majątkowych, a to pozwala korzystać ze zryczałtowanych 50% kosztów uzyskania przychodu.
Zaleta tego rozwiązania jest w zasadzie tylko jedna – niskie koszty. Są one bowiem takie same, jak przy zwykłej działalności gospodarczej.
Wad jest niestety więcej. Trzeba zdawać sobie sprawę, że taka forma działalności nie chroni w zasadzie nikogo. Jeśli działalność będzie przynosić straty to osoba, która wzięła ją formalnie „na siebie” nie będzie dysponować skutecznymi sposobami egzekwowania udziału w stratach przez resztę wspólników. I odwrotnie – w świetle prawa firma ma tylko jednego właściciela, co może zostać wykorzystane w razie ewentualnej kłótni między wspólnikami.
No i na koniec warto pamiętać o jeszcze jednej kwestii. Takie rozwiązanie jest niezgodne z prawem. Nawet bowiem zawierając uzgodnienia dotyczące spółki w formie ustnej, zawiązana zostaje w rzeczywistości spółka cywilna i niesie to z sobą szereg konsekwencji opisanych dalej.
Spółka cywilna
Przez wiele lat była to najczęściej rozważana forma spółki dla niewielkiego biznesu. Jej zaletą jest minimalna ilość formalności związanych z jej zawiązaniem – umowę spółki wystarczy spisać na kartce papieru (dla celów dowodowych, ponieważ ważna jest także umowa spółki „ustna”). Ważne, aby wymienić nazwę, którą będzie się posługiwać spółka, podać dane wszystkich wspólników oraz ich udział w zyskach i stratach (w razie braku takiej adnotacji przyjmuje się, że jest on równy).
Niezbyt dobrą wiadomością będzie to, że każdy wspólnik na gruncie prawa jest niezależnym przedsiębiorcą i musi zarejestrować własną działalność gospodarczą. Każdy ze wspólników rozlicza się z dochodu niezależnie, w przypadającym na niego udziale w zyskach (lub stratach). Nie istnieje coś takiego jak majątek spółki. Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej – jest ona tylko szczególną formą deklaracji współpracy pomiędzy przedsiębiorcami, przy założeniu, że celem tej współpracy będzie wspólne osiągnięcie zysku.
Jeśli więc spółka zakupi na przykład laptopa to nie będzie on stanowić majątku spółki, a majątek wspólników w odpowiednich proporcjach.
Wynikają z tego niestety wyższe koszty funkcjonowania – każdy ze wspólników niezależnie musi ponosić koszty związane z opłacaniem składek ZUS oraz koszty rozliczeń podatkowych. Jeśli więc spółka ma dwóch wspólników to koszty fiskalne jej działania będą podwójne w stosunku do indywidualnej działalności gospodarczej.
Funkcjonowanie spółki bywa również dość uciążliwe, zwłaszcza przy większej ilości wspólników. Każdy dokument czy umowa musi być podpisana przez wszystkich wspólników, w przeciwnym razie będzie nieważna. W sytuacji, gdy wspólnicy często są w podróżach warto rozważyć zakup podpisu elektronicznego lub udzielenie pełnomocnictwa do podpisywania dokumentów innemu wspólnikowi lub zaufanej osobie.
Na koniec jeszcze jedna kluczowa informacja – za wszystkie zobowiązania spółki osobowej, wspólnicy odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem. Oznacza to, że długi będą mogły być ściągane nawet z majątku, który nie ma ze spółką nic wspólnego (np. prywatny samochód).
Co gorsza, wierzyciela nie wiążą tu żadne ograniczenia. Może on ściągać swoją należność zarówno z majątku zakupionego na spółkę, jak i egzekwować ją z majątku któregokolwiek wspólnika. Nie można więc wykluczyć sytuacji, w której jeden wspólnik zostanie pozbawiony całego majątku osobistego za długi spółki, a majątek drugiego wspólnika pozostanie nietknięty.
W takiej sytuacji wspólnicy będą mogli na drodze cywilnoprawnej wyrównać rachunki między sobą, ale to oznacza spędzenie długich miesięcy w sądach.
Spółka jawna
Ta forma spółki jest dość podobna do spółki cywilnej. Jest to również spółka osobowa. Regulują ją jednak inne przepisy – spółka cywilna bazuje na Kodeksie cywilnym, podczas gdy podstawowym aktem prawnym dla spółki jawnej jest Kodeks Spólek Handlowych (w skrócie KSH). Sama spółka podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Popularny sklep internetowy morele.net jest przykładem firmy IT działającej w formie spółki jawnej. Został on przekształcony ze spółki cywilnej – każda spółka cywilna, która przekroczy obrót 800 000 EURO w roku musi zostać przekształcona w spółkę jawną.
W odróżnieniu od spółki cywilnej, spółka jawna posiada tzw. „ułomną osobowość prawną” – nie jest osobą prawną, ale może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Oznacza to w szczególności, że posiada swój własny majątek. Jest to spora różnica w porównaniu do spółki cywilnej, gdzie majątek należał bezpośrednio do wspólników.
Istnieje jedna istotna konsekwencja tego faktu. Co prawda wspólnicy spółki jawnej również odpowiadają za jej zobowiązania całym swoim majątkiem, jednakże wierzyciel musi w pierwszej kolejności egzekwować swoje należności z majątku spółki, a dopiero gdy to się nie powiedzie, może zainteresować się prywatnym majątkiem wspólników.
Wadą spółki jawnej jest wyższy koszt jej założenia, w związku z koniecznością uzyskania wpisu do KSH, należy przyjąć, że wyniesie on nie mniej niż 1250 zł.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Poprzednio opisywane spółki należały do spółek osobowych – były one zawierane pomiędzy konkretnymi osobami i to udział osobowy był kluczowym elementem ich egzystencji. Ani spółka cywilna, ani spółka jawna nie musi posiadać żadnego kapitału początkowego.
Inaczej jest ze spółkami kapitałowymi, do których należy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (w skrócie „z o.o.”). Tutaj udział osobowy ma znaczenie drugorzędny – udziałowcy mogą się dowolnie zmieniać bez wpływu na relacje spółki ze światem zewnętrznym. Istotny jest natomiast kapitał, czyli to co wspólnicy wnoszą do spółki.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością od bieżącego roku na nowo stały się interesującą formą działania dla biznesu o niewielkiej skali. Wszystko przez zmianę przepisów. Dawniej do rejestracji spółki konieczne było wniesienie wkładu założycielskiego w wysokości 50 tysięcy złotych. Teraz wystarczy 5000 zł.
Podstawową zaletą spółki kapitałowej jest to, że wspólnicy odpowiadają za jej zobowiązania tylko do wysokości wkładów. A więc wierzyciele mogą egzekwować swoje należności z majątku spółki, ale prywatny majątek wspólników co do zasady jest nietykalny. Spółka z o.o. posiada osobowość prawną – jest odrębnym bytem prawnym, a jej wspólnicy nie muszą prowadzić działalności gospodarczej.
Należy jednak odróżnić brak odpowiedzialności wspólników od odpowiedzialności zarządu. Spółkę reprezentuje bowiem zarząd, a nie wspólnicy. Skład zarządu może się pokrywać z listą udziałowców spółki (wspólników). Należy jednak pamiętać, że za działania na szkodę spółki zarząd może ponieść odpowiedzialność karną, a ponadto odpowiadać swoim własnym majątkiem. Wbrew powszechnej opinii, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest więc sposobem na bezkarne zaciąganie zobowiązań.
Jeśli utrzymujesz stosunki biznesowe z innymi spółkami wpisanymi do KRS, ich status możesz sprawdzić na stronie http://krs.cors.gov.pl. Znajdziesz tutaj podstawowe dane takiej spółki oraz informacje o tym kto i w jakim zakresie jest upoważniony do reprezentowania spółki. Rejestr można przeszukiwać po nazwie spółki oraz numerze KRS, REGON i NIP.
Mimo wszystko jednak, spółka z o.o. pozwala ograniczać ryzyko udziału w określonym przedsięwzięciu i zalecana jest szczególnie tam, gdzie wspólnicy nie znają się zbyt dobrze (przy spółkach osobowych wymagane jest bardzo duże zaufanie do pozostałych wspólników). Jest to również perspektywiczna forma prowadzenia działalności – pozwala pozyskiwać inwestorów, którzy wprowadzą do spółki kapitał w zamian za udziały. Praktycznie brak jest takiej możliwości w przypadku spółek osobowych.
Wadą są wyższe koszty prowadzenia takiej spółki. Koszt rejestracji to co najmniej 1500 zł i więcej (zależnie od wysokości kapitału zakładowego). Spółka z o.o. musi również prowadzić pełne księgi rachunkowe, a to oznacza miesięczny wydatek na rzecz biura rachunkowego w wysokości min. 1000 zł. Nie ma natomiast kosztów prowadzenia działalności gospodarczej przez każdego ze wspólników osobno. Spółkę z o.o. obowiązują także bardziej skomplikowane uregulowania prawne – zarząd będzie musiał opanować wszystkie podstawowe przepisy regulujące sposób jej funkcjonowania.
