Znowu zostałeś po godzinach? Twoja praca w domu przeciągnęła się do późnego wieczora? Nie masz czasu na nic? Zmień to za pomocą prostego systemu.
Jeśli znowu masz na głowie dziesiątki spaw, o których cały czas myślisz, nie będziesz pracować efektywnie. Większość twojego czasu będzie zajmowało myślenie o działaniach, a nie działanie. Tak uważa David Allen, twórca systemu zarządzania racjonalizacji zadań Getting Things Done (GTD) i książki pod tym samym tytułem. Aby przestać myśleć i zacząć działać, wystarczy przenieść listę zadań do zrobienia do zaufanego systemu, posługując się przy tym niezmiennym algorytmem.
Na dobre zaczęło się od GTD
System GTD jest na tyle rozbudowany, że jego streszczenie w jednym artykule jest niemożliwe. Obejmuje wiele aspektów: od sposobu prowadzenia spotkań po planowanie całego życia. My skupimy się tylko na fragmencie systemu: idei utrzymania listy działań do zrobienia w zaufanym systemie i zarządzania nimi za pomocą ustalonego algorytmu. Nie jest również pierwszym systemem zarządzania czasem, GTD należy raczej traktować jako spójny i uporządkowany zbiór ogólnie znanych porad. Po szczegóły odsyłamy do książki.
GTD powstało w 2001, a od tego czasu pojawiło się wiele modyfikacji systemu (np. Master Your Workday Now). Jedną z nich jest Inbox Zero (http://inboxzero.com), autorstwa Merlina Manna. W tej metodzie zaufanym systemem staje się konto e-mail, a działaniami, którymi zarządzamy – nadchodzące e-maile.
A może Inbox Zero?
Skrzynkę odbiorczą twojego konta e-mail (inbox) można porównać do skrzynki na listy, jak uważa Jakub Ujejski , autor strony produktywnie.pl poświęconej zwiększeniem efektywności (http://produktywnie.pl/1224/inbox-zero-czyli-pusta-skrzynka-odbiorcza/. Każe wyobrazić sobie, że po przejrzeniu korespondencji, rachunków i reklam otrzymanych pocztą wkładamy je ponownie do skrzynki na listy. Po jakimś czasie skrzynka będzie przepełniona i nie nada się już do niczego. Jeśli kupilibyśmy większą, rozmiaru dużego kartonu, wystarczy na długo, ale wielokrotnie będziemy tracili czas na ponowne przejrzenie tych samych wiadomości.
Skrzynka e-mailowa jest podobna do olbrzymiego kontenera, w którym zmieści się cała góra listów, więc nie zawracamy sobie głowy jego porządkowaniem.
Metody Inbox Zero zakłada przeniesienie wszystkich e-maili ze skrzynki odbiorczej do innych folderów, zależnych od tego do czego będzie nam potrzebny dany e-mail. Takich folderów (lub tagów, jeśli korzystamy z Gmaila) mogą być dziesiątki i powinny dotyczyć konkretnych zagadnień, np. dotyczących poszczególnych projektów albo klientów. Podział na foldery typu „praca”, „raporty”, „szef” i „śmieci” nic nie da – po prostu stworzymy wiele inboksów.
Główna zaleta tego rozwiązania to oszczędzenie czasu, który poświęcilibyśmy na np. ponowne, często wielokrotne, przejrzenie wszystkich e-maili od szefa z ubiegłego tygodnia, w poszukiwaniu jednego, w którym zlecił nam jakieś zadanie. Zakładając, że każdego dnia szukamy 15 e-maili, w których wiemy, że jest jakaś informacja, a na każde poszukiwania poświęcimy 2 minuty, dziennie zyskamy pół godziny.
5 kroków do zera e-maili
Inbox Zero opiera się na pięciu krokach:
- Usuń
- Oddeleguj
- Wykonaj
- Odłóż na później
- Zarchiwizuj
Po otrzymaniu e-maila przepuszczamy go przez ciąg pięciu filtrów, w takiej kolejności jak powyżej. Jeśli e-mail nie wymaga od nas żadnego działania (np. „kup papier do ksero”) i nie zawiera żadnej informacji, która przyda nam się w przyszłości, od razu go usuwamy.
Jeśli wiadomość wymaga działań lub zawiera ważną wiadomość, ale nie jesteśmy jej odbiorcą (to nie my odpowiadamy za zakup papieru) – przekazujemy e-mail. Możemy ponadto wysłać kopię nadawcy, żeby od tej pory kontaktował się z kim innym i nie zawracał nam głowy. Allen zaleca do tego utworzenie folderu „oczekujące”, w którym umieszczamy przekazane wiadomości i co jakiś czas monitorujemy, czy zadanie zostało wykonane.
Jeśli e-mail jest skierowany do nas, a wykonanie działanie zajmie nam mniej niż 2 minuty – wykonajmy je od razu. Po wykonaniu działania jeszcze raz przeprowadzamy e-mail przez dotychczasowy proces. W praktyce wystarczy nam do tego jeden rzut oka.
Jak ocenić czas, jaki zajmie nam jego wykonanie? Allen uważa, że zwykle decyzja podjęta „na oko” jest słuszna.
Jeśli do wykonania zadania potrzeba więcej czasu, odkładamy je na później: zapisujemy na listę zadań do zrobienia i zajmujemy się kolejną sprawą. Cały proces można przedstawić za pomocą prostego algorytmu.
Algorytm? To zadanie dla komputera!
Warto również zautomatyzować część pracy. Klienty poczty mają funkcje filtrowania otrzymywanych e-maili ze względu na nadawcę, temat itp. Jeśli wiemy na przykład, że ważne raporty mają w temacie „RAPORT” i pochodzą od szefa, to możemy stworzyć dla nich filtr, który zarchiwizuje wiadomości w odpowiednim folderze. Będziemy mogli wrócić do nich później. Inne e-maile możemy automatycznie przekierowywać do wybranej osoby, a spam usuwać.
E-maile, które nie przeszły przez filtr będą prawdopodobnie wymagały naszego działania, więc powinniśmy zostawić je w skrzynce odbiorczej do czasu ręcznego rozpatrzenia lub zapisać na liście zadań do wykonania. Znana w szczególności programistom zasada Brzytwy Ockhama mówi o niemnożeniu bytów ponad potrzebę. Zamiast tworzyć oddzielną listę zadań w terminarzu, możemy wykorzystać do tego już istniejący system i po prostu utworzyć na koncie e-mailowym folder i nazwać go np. „działania”. Posłuży on do gromadzenia wszystkich e-maili, które zawierają informacje o działaniach do wykonania. Prostą, ale przydatną sztuczką jest rozpoczęcie nazwy najważniejszych folderów, jakimi bez wątpienia będą „działania” od cyfry zero, aby znajdowały się zawsze na górze listy folderów.
Jak widać, klienta poczty można wykorzystać na znacznie więcej sposobów niż mogłoby się wydawać. Niestety nie wykona on zadań za nas…
Zabieramy się za zadania
Samo zapisanie zadań nie wystarczy, aby zadania zostały załatwione. Należy jeszcze wybrać to, które w określonych warunkach wykonamy najefektywniej. Systemy zarządzania czasem zakładają, że dla większości osób efektywniejsze jest wykonywanie działań po kolei (jednowątkowość) zamiast zajmować się kilkoma jednocześnie (wielowątkowość).
Aby skupić się tylko na jednej rzeczy, warto zajmować się zadaniami w sesjach. Robimy więc „sesję bankową” i wykonujemy wszystkie przelewy naraz. Podobnie postępujemy z e-mailami: robimy „sesję odpisywania na e-maile” i opróżniamy cały inbox. Chodzi o to, aby skupić się tylko na jednej rzeczy w danym czasie. To, jaką sesję wykonamy powinno zależeć od czterech kryteriów, jak uważa Allen. Są to:
- Kontekst
- Dostępny czas
- Dostępna energia
- Priorytety
Znów kolejność nie jest przypadkowa. Kontekst to miejsce w którym się znajdujemy i zasoby, jakie mamy pod ręką. Nie możemy np. przeprowadzić spotkania z klientami, kiedy akurat lecimy samolotem ani zrobić sesji telefonicznej, kiedy jesteśmy poza zasięgiem sieci. Następnie ogranicza nas czas: jeśli mamy tylko 15 minut, nie wykonamy projektu. Podobnie jest z energią, której może nam zabraknąć – wymyślenie nowego hasła reklamowego nie uda się po 10 godzinach pracy.
Po przefiltrowaniu zadań do zrobienia na podstawie kontekstu, czasu i energii, zostanie nam subiektywny wybór na podstawie własnych priorytetów. Kiedy do biura przyjechał akurat klient z innego miasta (kontekst), który ma godzinę wolnego czasu przed zaplanowanym spotkaniem (dostępny czas), a my od rana niczego nie jedliśmy (dostępna energia), z łatwością podejmiemy decyzję, czy zaprosić go na obiad, czy może iść do magazynu i zamieść w nim podłogę. Tak jak w przypadku szacowania czasu potrzebnego na wykonanie działania, również intuicyjny wybór priorytetów będzie zwykle dobry.
Czy to nie jest zbyt proste?
Nowoczesne systemy zarządzania czasem mają jednak zasadnicze wady. Po pierwsze, wydają się zbyt proste, żeby mogły cokolwiek zmienić. Po drugie, wyglądają jak samouczki typu „zostań milionerem w weekend”, przez co pokazywanie się publicznie z omawianymi książkami spowoduje serię żartów. Skończą się, kiedy żartownisie będą musieli zostać po godzinach, a my już dawno będziemy po pracy.
Autor tekstu stosuje GTD. Pracował dziś od 9:00 do 13:36 z przerwą na kawę.
