Pozyskanie klienta to dopiero połowa zadania. Jeśli mamy zamiar przygotować projekt, jakiego oczekuje klient, trzeba z poszczególnych elementów przygotować dobry plan.
Dobry plan projektu to kluczowe zagadnienie prowadzące do zbudowania dobrego serwisu. To jeden z istotniejszych elementów dostarczanego serwisu, zwłaszcza jeśli w prace zaangażowany jest klient, który płaci. Cały proces tworzenia może okazać się bardzo bolesny, jeśli od samego początku nie ma ścisłej współpracy z klientem.
Czy rozwijamy podstawową stronę firmową, czy w pełni funkcjonalny serwis komercyjny, plan projektu powinien być wszechstronny. To pozwoli upewnić się, że o niczym nie zapomnieliśmy oraz że zmieścimy się w terminie i budżecie. Solidny plan jest także najlepszym sposobem na rozwiązywanie problemów, które mogą pojawić się w czasie realizacji projektu.
Drew Burdon z Liquorice (http://www.liquorice.net) mówi, że aby uniknąć żądań przedstawiania klientowi każdej wersji projektu w pięciu różnych kolorach, cały proces tworzenia planu powinien uwzględniać wspólne doświadczenie, co opłaci się obydwu stronom.
– Prawda jest taka, że klient na ogół nie wie, czego chce, dopóki tego nie zobaczy – mówi Burdon.
Jego zdaniem współpraca na wczesnych etapach cechuje się dwoma kluczowymi sprawami: rozwijaniem pomysłów i umożliwieniem projektantowi właściwego ukierunkowania projektu.
Głównym celem tworzenia każdego planu projektu jest zakomunikowanie naszych oczekiwań wobec klienta i swojego zespołu projektantów, jeśli takowym dysponujemy. Podobnie jak plan biznesowy, plan projektu nie musi zawierać zapisów, których nie da się zmienić. Może, i powinien ewoluować w miarę jak projekt się rozwija. Pozostaje jednak świetnym ujęciem w ramy tego, w jaki sposób i w jakich przedziałach czasowych będą realizowane poszczególne zadania.
– Jako że jest to kompleksowy dokument, powinien uwzględniać większość kwestii. Jego zadaniem jest umożliwienie rozwiązania każdego problemu, który pojawi się w trakcie realizacji – mówi Richard Bland, dyrektor w agencji Ware Anthony Rust (http://www.war.uk.com).
Plan powinien przedstawiać spójny opisu projektu, musi też być zrozumiały. Nie ma w nim miejsca na żargon – to tylko strata czasu prowadząca do nieporozumień. A jeśli klient czegoś nie rozumie, często zaczyna wątpić w nasze umiejętności.
Zrozumieć potrzeby klientów
Zanim weźmiemy do ręki długopis, by napisać plan projektu, trzeba odpowiednio się przygotować. To, co się w nim znajdzie, będzie w całości zależeć od tematyki projektu. Czy jest to przebudowa strony? Czy konieczne będzie przeprowadzenie podstawowych badań rynkowych? Jakie niezbędne funkcjonalności muszą być natychmiast uruchomione? Te kwestie wymagają długich i głębokich przemyśleń, gdyż zdeterminują sposób postępowania.
Większość korporacyjnych stron wymaga pewnych konsultacji z grupą fokusową, utworzoną z przekroju potencjalnych użytkowników lub analizy danych użytkowników zebranych przez klientów. Jeśli to jest ten przypadek, to nasz plan projektu powinien precyzować wyniki lub zawierać wnioski. Informacje uzyskane w trakcie badania pomogą ustalić, czego oczekują użytkownicy serwisu.
Mając to na uwadze można rozpocząć budowanie strony spełniającej wszystkie ich postulaty. Jeśli nie wiadomo, co powinno znaleźć się na finalnej stronie, wówczas plan nie będzie mieć zbytniej wartości ani dla twórców, ani dla klienta.
– Nie zakładajmy, że klient wie, jak właściwie przygotować plan, zwłaszcza w sytuacji, gdy sami jesteśmy projektantami bezpośrednio współpracującymi z klientami – mówi Simon Crab, dyrektor kreatywny w Lateral (http://www.lateral.net).
Jedną z najcenniejszych umiejętności projektanta jest wizualizacja koncepcji. Korzystajmy więc z tego we własnym interesie.
– Postarajmy się interpretować słowa zapisane w planie i tworzyć z nich obrazy – doradza Caroline Monk, projektantka w Liquid IQ (http://www.liquidiq.co.uk).
Wspólne dyskusje i burze mózgów razem z klientem nad planem to podstawa. Jeśli projektant odchodzi od planu, może to prowadzić do straty czasu i kosztownych zmian.
Zasadnicze elementy
Na starcie plan powinien zawsze dostarczać pewnego rodzaju przeglądu sytuacji. Musi dokładnie określać sytuację projektanta i jego klienta oraz przedstawiać końcowe cele. Powinna się w nim znaleźć bardziej szczegółowa lista zadań i zastrzeżeń. To dobre miejsce do zamieszczania przykładów serwisów, które klient lub projektant uważa za warte powielenia.
Jasno trzeba określić grupę użytkowników, co pomoże napisać jeden z głównych punktów – specyfikację projektu. Precyzuje ona wygląd serwisu na ekranie. Przedstawienie jej w zrozumiały i przystępny sposób wymaga mnóstwa zdolności.
– Trzeba uwzględnić marki, hyperlinki, kolory, aromat, wszystko, co dotyczy specyficznego wyglądu – mówi Clifford Boobyer, dyrektor kreatywny w firmie Firedog Design (http://www.firedog-design.co.uk).
Jego zdaniem ważne jest, by patrzeć z perspektywy klienta po to, by nie usłyszeć jego narzekań, że nigdy nie podobał mu się schemat kolorów użyty na pierwszym planie.
Specyfikacja projektu jest szczegółową analizą firmowego brandingu i ideałów, które muszą znaleźć zrozumienie u odbiorców. Nawet coś tak oczywistego, jak wizytówki, nagłówki listów i stare korporacyjne broszury są często dobrą inspiracją, która pomaga w tworzeniu tej części planu.
Obecnie niezbędne jest uwzględnienie specyfikacji dostępności, która powinna precyzyjnie instruować projektanta, jakie standardy musi uwzględniać strona. Klienci mogą mieć słabą orientację w tych kwestiach, więc niezbędne jest ich przekonywanie, że to konieczny element dostępnego serwisu.
Kolejną rzeczą, której potrzebujemy jest analiza konkurencji. Jeśli klient nie ma rzeczywistej konkurencji, najlepiej przyjrzeć się, jak rozwiązano zagadnienie obecności online w pokrewnych biznesach. Jedną z najobszerniejszych pozycji przygotowywanego planu jest budżetowanie i terminy.
Sam budżet jest jednym z najważniejszych czynników, determinujących to, jaki serwis zostanie zbudowany. Dostarczenie jak największej ilości informacji to zadanie osoby odpowiedzialnej za projekt. Mają one rozwiać wątpliwości klienta, pomóc w eliminowaniu dodatkowych kosztów lub uniknięciu opóźnień w realizacji projektu.
Konieczne jest też uwzględnienie harmonogramu. Wynika to z jego kluczowej roli definiowania tego, jak i kiedy poszczególne części strony zostaną ukończone. Trzeba też dokładnie omówić z klientem, jak powinno to być przedstawione na papierze. Osoby zajmujące się marketingiem i dyrektorzy zarządzający często myślą jedynie w kategoriach słupków wykresów i arkuszy Excela.
Jedną z rzeczy, o której często się zapomina, jest lista braków lub słabych punktów projektu. Clifford Boobyeer mówi, że plan nie jest powszechnie dostępną reklamą, to wewnętrzny dokument określający strategię, nie powinien więc upiększać prawdziwych pułapek projektu.
Dobry plan projektu wyszczególnia też listę prac, które projektant musi dostarczyć w okresie rozliczeniowym. Obejmuje to sam serwis, towarzyszącą dokumentację, zarządzanie serwisem (po zakończeniu jego tworzenia) i czytelne testowe podsumowanie, które mówi dlaczego serwis działa i dlaczego jest dostępny.
Na koniec nie zapomnijmy dodać zdania o prawach autorskich, w którym jasno powinniśmy wskazać nie tylko właściciela projektu, ale także opisać warunki realizacji (harmonogramy, terminy płatności, kto będzie pracować, gdzie i kiedy itp.).
Czego oczekujemy?
Nie obawiajmy się zwrócić uwagi klientowi, że jego żądania są bezpodstawne. W końcu do tego służy plan – do uzgodnienia realistycznego budżetu i nieprzekraczalnych terminów. Jednak szalone pytania klienta wciąż się pojawiają. Jak najlepiej radzi sobie z nimi branża…
Imię i nazwisko: Nicola Wells
Stanowisko: projektantka
Firma: Illumina Digital
http://www.illumina.co.uk
Żądania kompleksowego opracowania animacji jak w Toy Story lub gier podobnych do The Getaway, ignorujące wielomilionowe budżety i wieloletnią pracę nad tymi projektami, to typowy przykład nierealistycznych żądań klientów. Innym przykładem jest żądanie, by głos podłożyła jakaś znana osoba.
Imię i nazwisko:Clinton Porter
Stanowisko:dyrektor produkcji
Firma: NVisage
http://www.nvisage.com
Takie kwestie jak \”Ja tylko chcę zmienić stronę domową\”, gdy w rzeczywistości oznacza to zmianę layoutu już po tym, jak został podpisany i utworzony są denerwujące. Prośby o ukończenie serwisu do końca tygodnia są niedorzeczne. Zazwyczaj żądają tego klienci, którzy zwlekają przez tygodnie lub miesiące i nagle oczekują dotrzymania pierwotnych terminów.
Imię i nazwisko:Clifford Boobyer
Stanowisko: dyrektor kreatywny
Firma:Firedog Design
http://www.firedog-design.co.uk
Jeden z projektów, o którego realizację poproszono naszą firmę (w końcu nie podjęliśmy się jego wykonania), miał mieć nowy wygląd dla korporacyjnego serwisu z budżetem niższym niż 12 tys. funtów. Chcieli dostać coś podobnego do http://www.coolroom.com, który powstał w wytwórni Universal! To internetowy, trójwymiarowy i interaktywny kanał multimedialny, pierwszy i jedyny tego rodzaju w Wielkiej Brytanii.
Imię i nazwisko:Dino Burbidge
Stanowisko: dyrektor kreatywny
Firma: Digital Outlook
http://www.digital-outlook.com
Nie mamy zbyt wielu dodatkowych żądań, jednak ostatnio trafił do nas bardzo duży plan projektu, przy praktycznie braku środków na jego realizację. Odmówiliśmy i skierowaliśmy klienta do kogoś, kto naszym zdaniem był w stanie coś z tym zrobić. Nie sądzę, by ta odmowa realizacji projektu, w sytuacji gdy klient ma kłopoty, była najbardziej konstruktywną decyzją. Jednak czasem jest niezbędna. Tego rodzaju decyzje należy podejmować na wczesnym etapie tworzenia planu, nie zaś w trakcie realizacji projektu.
Kto podejmuje decyzje?
Napisane plany wymagają jednak współpracy z kompetentnymi osobami i zatwierdzenia przez zwierzchników. W planie uwzględnijmy dyrektora kreatywnego lub osobę, która potrafi przełożyć marketingowy żargon na język projektu. Główną rolą dyrektora kreatywnego jest mediacja między zespołem projektantów i klientem.
Plan to zapis jednej wielkiej współpracy między projektantem i klientem, tak więc konieczne jest jego zatwierdzenie, zanim przejdziemy do następnego etapu współpracy. W przypadku dużych projektów ten proces może trwać długo i angażować cztery lub pięć osób, które podpisują się pod planem. W przypadku mniejszych projektów często wystarcza jeden podpis, by móc kontynuować prace. Upewnijmy się, że do dokumentacji nie wprowadzono żadnych poprawek przed złożeniem podpisu i nie zapomnijmy o zrobieniu kopii, by mieć właściwą wersję.
Jedną z największych trudności, przed którą staje wielu projektantów, jest przestrzeganie zapisów planu i radzenie sobie z oczekiwaniami klienta.
– Zawsze pojawiają się żądania, by zrobić więcej, niż to wcześniej ustalono. Wynika to z tego, że klient w trakcie prac nad projektem coraz więcej wie na temat tego, jak działa sieć – mówi Greg Thomas, dyrektor w The Retail Doctor (http://www. theretaildoctor.co.uk).
Jeśli zdarzy się taka sytuacja, nie przejmujmy się. W końcu żaden plan nie jest z kamienia i może zostać zmieniony. Może będziemy musieli przebrnąć przez wszystkie tasiemcowe mowy, mające na celu powtórne podpisanie planu, ale przynajmniej cały proces jest pod kontrolą, i ostatecznie nie ma żadnego punktu w pracach nad projektem, z którego klient byłby niezadowolony.
Kontrola czasu
Paul Dawson z Conchango (http://www.conchango.com) podpowiada, jak zachować kontrolę nad projektem:
- Plan powinien być przewodnikiem i referencją dla kreatywnego zespołu, który będzie rozwijać swoje pomysły.
- Powinien definiować zestaw uzgodnionych kryteriów, za pomocą których projekt będzie mierzony i rozwijany.
- Trzeba szukać słabych punktów planu wszędzie tam, gdzie to możliwe. Rozłożyć go na fragmenty i przyglądać się im. Zapytywać siebie, czy działa i czy ma sens.
- Nie obawiajmy się \”podkręcić\” planu lub wprowadzać zmian, jak projekt i pomysły ewoluują.
- Zaangażujmy udziałowców od samego początku. Zazwyczaj w ich interesie jest lepsze zrozumienie projektu, jego idei już na wczesnym etapie.
Przykładowa struktura
Pierwszy tydzień-Pierwsze wywiady z klientem, udziałowcami i końcowymi użytkownikami. Badanie rynku i szczegółowa analiza planu biznesowego lub serwisu.
Drugi tydzień-Piszemy plan projektu i prezentujemy jego szkic klientom, by mogli wprowadzić poprawki. Korzystajmy z spotkań, by przekazać idee i prezentować rozwój projektu. Dajmy trochę czasu na przemyślenie i udoskonalenie projektu po prezentacjach.
Trzeci tydzień-Złożenie podpisów. To kluczowe dla zarządzania oczekiwaniami i dobrej komunikacji. Odwołujmy się do planu, by usprawniać podejmowanie każdej decyzji lub wyjaśniać sporne kwestie.
Czwarty tydzień-Początek twórczej pracy. Konsultacje i wspieranie zespołu projektantów. Zawsze trzeba pamiętać o planie, zanim rozpocznie się kolejny etap prac.
Napiszmy to
Projektanci nie mogą pracować bez przyzwoitego planu. Jego brak sprawia, że klienci stają się nerwowi. Margaret Manning podpowiada, jak porządnie napisać plan projektu.
Co robimy?
To będzie podsumowanie projektu. Jego zadaniem jest ukierunkowanie projektantów co do tematyki ich przyszłej pracy, zanim jeszcze ją rozpoczną. Może się tu znaleźć informacja, że jest to przebudowa projektu zewnętrznej strony lub przygotowanie całego mikroserwisu.
Po co to robimy?
Ta część precyzuje, kim jest klient i czym się zajmuje. Jeśli praca dotyczy jakiejś marki w ramach wielkiej firmy, powinniśmy skupić się tylko na tym. To tu należy opisać osobom zajmującym się tworzeniem strony to, co reprezentuje marka w ogólnym rozumieniu. Twórca, który nie pracował jeszcze dla danego klienta, będzie potrzebować znacznie więcej informacji, niż sądzimy.
Działania towarzyszące
Tu umieszczamy informacje, dlaczego agencja zajęła się projektem. Wyjaśnijmy, jakie cele chce osiągnąć klient, jakie są cele marki i czym zajmuje się konkurencja. To rozszerzenie przygotowanego wcześniej podsumowania.
Do kogo chcemy dotrzeć?
Opisując serwis nie piszmy, że jest skierowany np. do posiadaczy akcji lub kobiet. Zbudujmy obraz w umysłach twórców z naszego zespołu, tak by mogli sobie wyobrazić grupę odbiorców, do których mają dotrzeć. Korzystajmy z pomocy: podajmy imiona, wiek, zainteresowania, preferencje co do samochodów. Cokolwiek, co pozwoli na lepszy wgląd do projektu.
O czym klienci i użytkownicy teraz myślą, co mają, czego potrzebują?
W jaki sposób zachowują się obecnie klienci i użytkownicy? Czego szukają w marce lub serwisie?
Jaka jest propozycja?
Jaki jest jeden główny przekaz, który powinien zakomunikować twórca? Opiszmy to w nie więcej niż 12 słowach. To jedna z tych rzeczy, którą odwiedzający serwis powinna zapamiętać. Propozycje zajmują dużo czasu i rzeczywiście trudno jest wybrać drogę, którą powinni podążać twórcy. Powinna ona uwzględniać korzyści i skupiać się na jednym elemencie.
Wezwanie do działania
Kierujmy odwiedzających serwis w stronę działań, które chcemy, aby podjęli. Mogą to być darowizny, granie, kupno wina, dołączenie do jakiejś społeczności. Możemy też zachęcić do kontaktów biznesowych z właścicielem serwisu w przyszłości.
Jakie myśli, odczucia lub reakcje chcielibyśmy wywołać u użytkowników?
W jaki sposób ten fragment komunikowania się z użytkownikami zmienia ich sposób myślenia i postępowania?
Jakie są nasze unikatowe silne punkty?
Co sprawia, że serwis, firma lub produkt wyróżnia się na tle innych? Musi być jeden mocny element, który sprawia, że jest to najlepsza rzecz od czasów, kiedy wynaleziono ogień. Jeśli go nie ma, z pewnością nie przetrwa.
Kreatywny przewodnik, praktyczne rozważania i specyfikacje techniczne
Plan nie jest tworzony jedynie na użytek twórców strony. Pomaga każdemu w agencji lepiej zrozumieć projekt. Oczywiście pojawią się kolejne szczegóły, które trzeba będzie uwzględnić w trakcie rozwoju projektu, jednak powinny one zawierać się w punktach planu.
