Milestone’y, m-gate’y i różnego rodzaju pointy. Dla jednych to chleb powszedni. Inni nawet nie wiedzą, że nimi operują. To nazwy jednostek, którymi project managerowie mierzą czas. Na czym polega praca project managera i czy da się skorzystać z doświadczeń profesjonalistów przy swoich amatorskich projektach internetowych? Dowiesz się tego z naszego artykułu.
Grafik
Kolejne zadanie będzie polegało na stworzeniu
szaty graficznej, czyli layoutu serwisu. Zazwyczaj zadanie
to powierza się grafikowi, który na podstawie
stworzonej makiety będzie w stanie przygotować
odpowiednie kreacje. Pomocne będą wszelkie sugestie
na temat charakteru serwisu, które umożliwią
wybór odpowiedniej palety kolorów, dopasowanie
zdjęć i pozostałych elementów graficznych.
Przypominamy, że wszystkich obowiązują zasady
prawa autorskiego i aby ich nie łamać, posiłkujemy
się jedynie tymi materiałami, do których posiadamy
prawa. Pomocne będą wszelkiego rodzaju banki
fotografii, gdzie za niewielką opłatą możemy nabyć
prawa do posługiwania się konkretnymi kreacjami.
Kiedy grafik skończy swoją pracę, a my jesteśmy
zadowoleni z efektu końcowego, możemy
przejść do kolejnego etapu.
Webmaster
Stwierdzenie, że webmaster jest kolejną osobą
po grafiku, która zajmuje się projektem, jest sporym
uproszczeniem. Jednak w tej chwili możemy
sobie na nie pozwolić, a na wyjaśnienie tej kwestii
przyjdzie jeszcze czas nieco później. Zadaniem
webmastera jest odpowiednie pocięcie serwisu.
Oznacza to, że we właściwy sposób musi on przystosować
przygotowany przez grafika projekt do
stworzonej przez projektanta makiety serwisu.
W miejscu gdzie projektant umieścił np.
przycisk \”zaloguj do serwisu\”, webmaster wstawi
właściwą grafikę, przygotowaną właśnie przez
grafika. Webmaster zadba również o to, aby serwis
odpowiednio działał, a menu linkowało do właściwych
elementów, stron i podstron.
Programista, administrator baz danych i administrator serwera
Wymieniłem te trzy osoby niejako jednym
tchem z prostego powodu. W przypadku amatorskich
projektów wszystkie te funkcje pełni
zazwyczaj jedna i ta sama osoba. Efektem jej pracy
będzie powstanie mechanizmu całego serwisu.
Zacznie więc od stworzenia kodu serwisu i zapewnienia
sprawnej wymiany danych pomiędzy stroną
a odwiedzającym. Dalej, zdefiniowaniem struktury
bazy danych oraz zapewnieniem spójności i bezpieczeństwa
danych serwisu. Wreszcie, jako administrator
serwera zadba o wydajność oprogramowania
udostępniającego serwis odwiedzającym.
Założenie powinno być takie, iż my określamy,
co serwis \”ma robić\” i na podstawie naszych założeń
programista czy bazodaowiec będą potrafili
podjąć odpowiednie działania. Nie ma nic bardziej
irytującego niż niezdecydowanie i ciągłe zmienianie
zdania co do funkcjonalności. Między innymi
dlatego tworzyliśmy makietę serwisu i brief, aby
uniknąć ciągłego dopowiadania pewnych kwestii.
Jeżeli w briefie założyliśmy, że w naszym serwisie
jest możliwość dodawania przez użytkowników
fotografii do galerii, na pewno zostanie stworzony
odpowiedni mechanizm. Natomiast jeżeli
chcemy również, aby użytkownicy mieli możliwość
oceniania dodawanych fotografii, a tym samym
tworzenia rankingów popularności, koniecznie
musimy umieścić to w opisie projektu.
Nie możemy od programisty wymagać, aby
przewidywał nasze założenia (jak zresztą nie możemy
tego wymagać od całego zespołu). Jego praca,
w przeciwieństwie do pracy np. grafika, nie polega
na eksperymentowaniu z różnego rodzaju rozwiązaniami.
Jeżeli mamy szczęście i dane nam będzie
współpracować z doświadczonymi programistami,
z całą pewnością możemy liczyć z jego strony na
propozycje dobrych rozwiązań. Nie możemy tego
jednak wymagać. Dlatego tak ważne jest stworzenie
precyzyjnego opisu serwisu. Pozwoli to, po
pierwsze, na uniknięcie wszelkich niespodzianek
związanych z funkcjonalnościami serwisu, a po
drugie, na dobre ocenienie czasochłonności prac.
Harmonogram
Kiedy udało nam się już dobrać zespół zaangażowany
do prac przy serwisie, możemy przejść
do drugiego aspektu wyceny. Tym razem chodzi
o wspomnianą już wycenę czasochłonności prac,
tzn. ile czasu zajmie poszczególnym osobom czy
zespołom stworzenie ich elementów serwisu.
Taką wycenę koniecznie muszą przedstawić nam
wszyscy wymienieni wcześniej specjaliści. Dzięki
wycenie czasochłonności będziemy w stanie stworzyć
odpowiedni harmonogram prac. Otrzymamy
wreszcie dokładną informację na temat kosztu naszego
projektu. Mogą na niego składać się wydatki
na zatrudnionych specjalistów lub – co częściej spotykane w przypadku małych serwisów – koszt
wykupionego miejsca na serwerze.
Ponieważ założyliśmy, że jesteśmy zdecydowani
uruchomić nasz serwis, nie oglądając
się na koszty, możemy przejść do stworzenia
harmonogramu prac. Tworzenie harmonogramu
jest jednym z poważniejszych wyzwań dla PM-a.
Niezwykle rzadko zdarza się, aby wszystkie
osoby zaangażowane w projekt były w pełni do
naszej dyspozycji. Zazwyczaj ludzie ci mają swoje
obowiązki, które musimy uwzględnić, wyznaczając
terminy realizacji.
Konstruując harmonogram, należy również pamiętać o zależnościach pomiędzy
poszczególnymi fazami prac. Nic nie stoi na
przeszkodzie, aby np. grafik pracował równocześnie
z programistą. Gorzej wygląda już jednak
zestawienie projektant-grafik. Trudno przecież
wymagać, aby grafik rozpoczął tworzenie layoutu,
nie mając choćby zarysu makiety stworzonej
przez projektanta.
Przygotowując harmonogram, należy pamiętać
o tym, że prace przy projekcie powinny zakończyć
się tak szybko, jak tylko jest to możliwe
(stara zasada mówi, że czas to pieniądz). Przede
wszystkim musimy jednak zdawać sobie sprawę,
że każde zaburzenie w harmonogramie powodujące
opóźnienie może i zapewne spowoduje lawinę
opóźnień w pozostałych etapach życia projektu.
Harmonogram powinien być zatem na tyle
elastyczny, aby minimalne utrudnienia na jednym
etapie nie powodowały przesunięć pozostałych
terminów czy wręcz wstrzymania prac.
W tym momencie wróćmy do stwierdzenia, iż
webmaster jest kolejną osobą po grafiku, która
zajmuje się projektem. Kolejność, w jakiej zostały
opisane zadania poszczególnych osób, nie była
precyzyjna. Wiąże się to z faktem, iż w tekście
nie możemy wskazać jednocześnie kilku działań.
Natomiast możemy to już zrobić w harmonogramie
prac. Chyba najpopularniejszym narzędziem do
tworzenia harmonogramu prac jest narzędzie Gantt
Project (http://ganttproject.biz). Jego nazwa wzięła
się od nazwiska twórcy pierwowzoru diagramu,
Henry\’ego Gantta. Opracował on system, który legł
u podstaw nowoczesnego zarządzania projektami.
Wniósł m.in. metodę tworzenia diagramów
pozwalających na prezentacje wykresów, które
ukazują harmonogram zadań w projekcie.
Za pomocą wspomnianego Gantt Projecta
będziemy mogli stworzyć te bardzo przydatne
w prowadzeniu projektu wykresy. Dzięki nim, możemy
oddzielać poszczególne zadania w projekcie,
nanosząc je jednocześnie na skalę czasu. W ten
sposób będzie cały czas wiadomo kto, co i kiedy
robi w zarządzanym przez nas projekcie.
Brief, jego wycena oraz harmonogram kończą
pierwszy etap prac przy tworzeniu serwisu. Jest to
ten moment, kiedy ustawiamy pierwszy z kamieni
milowych. W oparciu o te trzy dokumenty,
w porozumieniu z osobami odpowiedzialnymi za
poszczególne etapy pracy, dajemy oficjalnie zielone
światło do rozpoczęcia produkcji. Dalej projekt
zaczyna się już toczyć własnym życiem, w oparciu
oczywiście o przygotowany harmonogram.
Od sprawności PM-a zależy, czy zaplanowane prace,
których kolejność prześledziliśmy, będą przebiegały
we właściwy sposób. Należy liczyć się z ryzykiem,
że na którymś z etapów pojawi się opóźnienie (np.
w wyniku awarii sprzętu lub z powodu niedyspozycji
jednego z członków zespołu). Dlatego zadaniem
PM-a będzie zadbanie o to, aby to opóźnienie nie
rzutowało na powodzenie całego przedsięwzięcia.
Kiedy wszystkie prace się zakończą i nasz
serwis jest przygotowany do emisji, oznacza to,
że projekt dojrzał do drugiego kroku milowego. To
idealny moment na podsumowania i wyciągnięcie
wniosków. A także wystawienie oceny poszczególnym
zespołom oraz wyliczenie wszystkich sytuacji
problemowych i opisanie sposobów ich rozwiązania.
Należy się zastanowić, co nas zaskoczyło
oraz których z tych niespodzianek uda się uniknąć
podczas realizacji kolejnego projektu. Ponieważ
jak już wspomnieliśmy na początku, to co project
manager ma najcenniejszego, to właśnie swoje
doświadczenie.
Mam pomysł i co dalej?
Mamy zatem pomysł na serwis społecznościowy,
który będzie skupiał wokół siebie internautów.
Możemy już na początku nastawić się na
przekształcenie go w źródło dochodu.
Co tak
naprawdę oznacza stwierdzenie, że nasz serwis
\”będzie zarabiać\”? Generalnie sprowadza się to do
jednego stwierdzenia: serwis, aby zarabiać, musi
mieć użytkowników, którzy będą go odwiedzali. Im
więcej użytkowników, im większy zasięg witryny,
tym łatwiej pozyskamy firmy, które będą chciały
się reklamować. Załóżmy jednak, że jesteśmy w tej
komfortowej sytuacji, iż bez względu na koszta,
jesteśmy zdecydowani na stworzenie nowego
serwisu społecznościowego.
Jak taki serwis funkcjonuje, każdy z nas
zapewne potrafi sobie wyobrazić: mamy swój
profil użytkownika; bierzemy udział w dyskusjach
na forum; angażujemy się w działalność różnych
grup tematycznych; zapraszamy do kontaktów
znajomych, wysyłamy im wiadomości itp. Problem
polega na tym, że konieczne jest usystematyzowanie
informacji na temat naszego serwisu.
Tylko pod samym określeniem \”profil użytkownika\” kryją się
m.in. następujące funkcjonalności:
- możliwość zakładania kont użytkownika (to
wiąże się z wypełnieniem większej lub mniejszej
liczby rubryk w formularzu rejestracyjnym, który
należy stworzyć); - mechanizm logowania i wylogowywania.
A jeżeli użytkownik poda niewłaściwe hasło lub
zapomni, jakie hasło wybrał? Wówczas musi
zostać poinformowany o błędnym haśle i mieć
możliwość przypomnienia sobie tego właściwego.
Jak widać, każda z akcji pociąga za sobą jakieś
działania. Albo umożliwia dalsze poruszanie się
w serwisie, albo informuje o błędzie. Aby nie zgubić
się w gąszczu ścieżek, najlepiej stworzyć mapę
myśli dla planowanego serwisu.
Zasada tworzenia takiej mapy jest bardzo prosta
i przy jej rysowaniu skorzystać możemy z szeregu
narzędzi. W centralnym punkcie umieszczamy to, co
stanowi sedno pomysłu. Następnie liniami odchodzącymi
od punktu centralnego zaznaczamy kolejne
funkcjonalności, jakie zamierzamy udostępnić użytkownikom
naszego serwisu. Najlepiej zobrazuje to
przykład widoczny na rysunku 1.
Oczywiście przykład ten jest dosyć ogólny
i ogranicza się do podstawowych funkcjonalności.
Pozwala jednak zrozumieć, w jaki sposób należy
konstruować mapę myśli, aby nie zgubić czegoś
w naszym serwisie. W ten sposób widzimy, jakie zachowania pociągają za sobą kolejne akcje. Np.
po zalogowaniu się do profilu użytkownika możliwe
jest: edytowanie profilu, przeglądanie profili
znajomych, przeglądanie grup tematycznych oraz
korzystanie ze skrzynki pocztowej.
Zamieszczona na ilustracji mapa myśli stworzona
została w programie Freemind. Nie jest on oczywiście
jedynym, z którego można skorzystać w tym
celu. Spora lista odpowiedniego oprogramowania
dostępna jest na stronach Wikipedii pod adresem
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_mind_mapping_
software.
Opis projektu – brief
Stworzona wcześniej mapa myśli jest punktem
wyjściowym do włożenia naszego projektu w nieco
bardziej formalne ramy. W tym celu najlepiej opisać
projekt i jego funkcjonalności tak szczegółowo,
jak tylko jest to możliwe. Taki dokument zazwyczaj
nosi nazwę briefu.
Tworząc brief, cały czas oczywiście posiłkujemy
się mapą myśli. Możemy również podawać przykłady
z istniejących już rozwiązań (np. logowanie
się do serwisu rozwiązane jest w sposób analogiczny
do logowania się do wybranego systemu
pocztowego itd.).
Zabieg taki jest konieczny, aby uporządkować
dotychczasową wiedzę i ułatwić ewentualną
wycenę prac przy projekcie. Przy czym słowo
\”wycena\” ma w tym przypadku kilka znaczeń. Po
pierwsze, musimy dowiedzieć się, z czyjej wiedzy
i umiejętności skorzystamy podczas prac przy projekcie.
Po drugie, ile czasu zajmie poszczególnym
osobom wykonanie powierzonych im obowiązków.
Wreszcie po trzecie, jaki będzie koszt uruchomienia
serwisu.
Projektant
Dla naszych potrzeb możemy założyć, iż
konieczne będzie zaangażowanie kilku osób.
Pierwsza z nich to projektant.
Zadaniem projektanta jest nadanie kształtu
naszemu pomysłowi. Jego głównym zadaniem jest
stworzenie makiety serwisu, która to makieta będzie
pierwszym elementem dającym wyobrażenie
o produkcie końcowym.
To od projektanta zależy,
jak będą wyglądały kolejne odsłony przyszłego
serwisu – w którym miejscu na stronie umieszczony
zostanie panel logowania, które z elementów
będą miały wyświetlane miniatury (np. w przypadku
galerii) i w którym miejscu miniatury te zostaną
umieszczone. Projektant zdecyduje, co i w jaki
sposób zostanie przedstawione.
Powszechnie stosowanym sposobem projektowania
makiet jest tworzenie makiet klikalnych.
Pojęcie \”klikalna\” oznacza, że będziemy mieli możliwość
biernego, ale jednak używania funkcjonalności
zawartych w mapie myśli i opisanych w briefie.
Np. kliknięcie w zakładkę \”profil użytkownika\”
przeniesie nas do strony, gdzie zobaczymy kolejno:
\”edytuj profil\”, \”moi znajomi\”, \”grupy tematyczne\”
itd. Innymi słowy, pozwoli nam \”przeklikać się\”
przez cały serwis, zanim ten zostanie wyprodukowany
i umieszczony na emisji. Makieta taka ma
oczywiście charakter schematyczny, ale pozwala
doskonale zwizualizować planowany produkt. Co
więcej, makieta pomoże uniknąć poprawek już po
rozpoczęciu produkcji i da klarowną wizję projektu.
Kim jest project manager? Mówiąc najprościej,
project manager to osoba która prowadzi
projekt. Osoba taka odpowiedzialna jest za
zaplanowanie i egzekwowanie wszystkich założeń
projektu podczas jego realizacji. Na pierwszy rzut
oka wydaje się, że nie jest to nic skomplikowanego.
Ot dopilnować, żeby każdy zrobił co do
niego należy i mamy gotowy produkt (np. serwis
internetowy).
Otóż cała złożoność pracy PM polega na tym,
że prowadząc projekt, musi on koordynować pracę
często kilku zespołów ludzi. W tym momencie
powinniśmy zdać sobie sprawę, że im więcej
osób i czym więcej zasobów zaangażowanych jest
w pracę przy danym projekcie, tym większe prawdopodobieństwo,
że pojawią się nieprzewidziane problemy.
Tak więc rolą PM-a jest także minimalizowanie
ryzyka. Ryzyka, że podczas prowadzenia
projektu coś pójdzie niezgodnie z założeniami albo
że ekipa pracująca nad projektem nie będzie potrafiła
się zgrać. Lub też, że zainwestowane w projekt
środki finansowe nie wystarczą i konieczne będzie
sięgnięcie głębiej do kieszeni.
Zawodowym PM można zostać dzięki szkoleniom
i odbytym studiom. Najważniejsze jest jednak
doświadczenie, ponieważ teoria to nie wszystko
i często trzeba wielu rzeczy uczyć się na nowo,
zazwyczaj metodą prób i błędów.
Ale czy tylko po spełnieniu tych wszystkich warunków
można podjąć się prowadzenia projektów?
Rzeczywistość pokazuje, że niekoniecznie. Bardzo
często sami wcielamy się w rolę project managerów.
Dzieje się tak nawet przy okazji uruchomienia
bloga czy przygotowywania większego serwisu
internetowego.
Kamienie milowe
Określenia \”kamień milowy\” (i różnych jego
odmian) używa się do oznaczenia przełomowych
momentów w trakcie zarządzania projektem, kiedy
podejmowane są kluczowe decyzje. Innymi słowy,
kamień milowy oddziela kolejne etapy prac nad
projektem.
Kamienie milowe nie są wirtualnym oznaczeniem
przejścia do kolejnego etapu. Zazwyczaj
wiążą się z koniecznością skonfrontowania ze sobą
najważniejszych osób zaangażowanych w projekt.
Liczba kamieni milowych uzależniona jest albo od
przyjętych standardów i procedur (to w przypadku
prowadzenia projektu w firmie), albo od założeń
jakie postawił sobie PM.
Nie będzie to specjalnie odkrywcze, jeżeli powiemy,
że każdy projekt ma swój początek, środek
i koniec. Ale właśnie między tymi trzema elementami,
w sposób naturalny, wstawione zostaną
kamienie milowe projektu.
Najważniejszym momentem w życiu projektu
jest pierwszy z kamieni milowych. Na tym etapie
PM musi posiadać szczegółową wiedzę dotyczącą:
- Założeń – co będzie produktem końcowym
projektu. - Budżetu – jakimi środkami finansowymi dysponuje
i w jaki sposób zostaną one rozdysponowane. - Harmonogramu – kto będzie pracował przy projekcie
i jak długo potrwają prace. Od tego, czy
harmonogram jest dobrze skonstruowany, zależy
nie tylko dotrzymanie terminu oddania projektu,
ale również zmieszczenie się w zaplanowanym
budżecie.
Te trzy wymienione punkty to absolutne minimum.
Do nich dochodzą jeszcze inne informacje
przydatne na tym etapie, ale o nich powiemy sobie
nieco później.
Jak łatwo zauważyć, pierwszy z kamieni
milowych w żadnym przypadku nie jest początkiem
pracy nad projektem. Z kolei to, co określiliśmy
mianem środka projektu, to głównie praca zespołu
którym kieruje PM. Zakończenie prac to kolejny
z kamieni milowych. Jest to moment, kiedy mamy
w rękach gotowy już produkt. Wówczas jest czas
na podsumowanie wszystkiego, co wydarzyło się
do tej pory oraz wyciągnięcie wniosków.
Opisane wyżej momenty zostały wskazane jako
dwa kamienie milowe projektu z jednej przyczyny:
wymagają one spotkania się całego zespołu, aby
podjąć konkretne decyzje i wyciągnąć wnioski.
Wspominamy o tym dlatego, iż możliwe jest
wskazanie jeszcze co najmniej dwóch momentów
ważnych dla każdego projektu.
Pierwszy to geneza projektu: pomysł. Ktoś musi
go przedstawić i rozpocząć prace, które w efekcie
doprowadzą do pierwszego z kamieni milowych.
Drugi z momentów to definitywne zakończenie
prac. Wiąże się to z emisją serwisu na stronach
WWW, lub też wypuszczeniem gotowego oprogramowania.
Jednak w obu tych przypadkach nie ma
konieczności zwoływania spotkań osób związanych
z projektem.
Tyle teorii o zawodzie project managera. Aby
sprawdzić, jak może to wyglądać w praktyce,
postaramy się prześledzić kolejne etapy pracy
nad projektem. Ponieważ w chwili obecnej każdy
ambitny webmaster chce mieć własny startup,
czyli nowe przedsięwzięcie internetowe, w rozważaniach
tych skupimy się na pracach związanych
właśnie z uruchomieniem startupa. Ponieważ autorem
unikalnego pomysłu może być każdy z nas,
wówczas obowiązki project managera spadną na
nas w sposób nieunikniony.
