Praca, która nas wykańcza to wystarczająco duże obciążenie. Jeśli jednak stale płynący do nas strumień informacji sprawia, że toniemy w ich zalewie i jest to jeszcze jeden powód stresu, pomocy możemy szukać w lifehackingu.
Technologia miała nas uratować, upraszczając życie do tego stopnia, że niemalże mieliśmy nie zajmować się pracą. Tyle, jeśli chodzi o teorię. Tego ranka przejrzeliśmy naszymi przekrwionymi oczami przynajmniej 468 nowych e-maili, 700 nowych wpisów do bloga i kilka tuzinów różnych dokumentów w Wordzie. Nasz kalendarz to przerażająca mieszanka kolorowych bazgrołów, zachodzących na siebie terminów spotkań i nieczytelnych notatek. Natomiast klawiaturę prawie całkowicie zakryły żółte karteczki na których zapisaliśmy numery telefonów.
Jeśli to wszystko brzmi znajomo, dobrze jest wiedzieć, że ratunek jest na wyciągnięcie ręki. Powitajmy lifehacking, który może powstrzymać zalew e-maili w naszej skrzynce odbiorczej, pomoże poradzić sobie z nawet najbardziej stresującą sytuacją i sprawi, że będziemy w o wiele lepszej kondycji, bardziej produktywni i szczęśliwsi. Wszystko co musimy zrobić, to porzucić na chwilę zgłębianie HTML-a i zająć się usprawnieniem swojego postępowania.
Objaśnienie
Termin lifehacking ukuł Danny O’Brien (http://www.oblmovka.com), który zastosował to określenie do opisania udoskonaleń (ang. hacks), porad i sztuczek zwiększających produktywność, pomagających lepiej się zorganizować i generalnie sprawiających, że życie jest przyjemniejsze. Lifehacking bazuje na podobnych zasadach co homeopatia – to, co powoduje chorobę, może z niej uleczyć. I rzeczywiście działa.
Guru lifehackingu jest David Allen (http://www.davidco.com), którego książka Getting Things Done (2001), znana w społeczności lifehackingu jako GTD, jest obowiązkową lekturą dla każdego, kto ma problemy z nadmiarem informacji. Allen przedstawił w niej kilka niezwykle prostych zasad, mogących znacząco zmienić nasze zachowanie. Doradził też, jak zmienić środowisko w którym pracujemy w taki sposób, by zwiększyć produktywność.
Najbardziej znaną zasadą przedstawioną w GTD jest zasada dwóch minut. Gdy w e-mailu lub na biurku pojawia się nowe zadanie, mamy trzy wyjścia. Powinniśmy zająć się nim od razu, jeśli wykonanie go zajmie mniej niż dwie minuty. Gdy zadanie pochłonie więcej czasu, trzeba odłożyć je na później lub przekazać dalej. Jednak nie powinniśmy jedynie postanowić, że zajmiemy się nim później, konieczne jest rozłożenie go na pojedyncze zadania i ustalenie, kiedy je wykonamy.
Oczywiście w GTD znajdziemy dużo więcej, niż tylko zasadę dwóch minut, ale skorzystanie tylko z niej sprawi, że pozbędziemy się zaległych e-maili z naszej skrzynki odbiorczej, oczyścimy biurko i zapewnimy sobie spokój umysłu. Właśnie tutaj technologia może udowodnić swoją przydatność.
Zasady przedstawione w GTD szczególnie dobrze sprawdzają się w przypadku pracy wykonywanej za pomocą komputera. W rezultacie zadecydowało to o dużej popularności książki w internecie, zwłaszcza na takich stronach jak Lifehacker (http://www.lifehacker.com) i 43 Folders (http://www.43folders.com). Nazwa tej ostatniej wywodzi się z systemu opisanego w GTD.
Serwisy te są magnesem przyciągającym społeczności skupione wokół lifehackingu. 43 Folders i Lifehacker bardzo różnie podchodzą do lifehackingu. 43 Folders Merlina Manna skupia się głównie na GTD, podczas gdy Lifehacker (i inne pokrewne witryny) szerzej traktują temat i poruszają wszystkie zagadnienia mogące ułatwić nam życie.
Przyspieszyć pracę mózgu
Czy serwisy lub oprogramowanie mogą uczynić nas bardziej bystrymi? Wysokość naszego IQ poznamy rozwiązując darmowy test Mensy (http://www.mensa.org.uk), jednak czy możemy poprawić uzyskany wynik? Oczywiście że tak – im więcej ćwiczymy nasz mózg, tym staje się on bardziej żywy. Jeśli posiadamy Nintendo DS, doskonały Brain Training obiecuje poprawić sprawność umysłu – wystarczy jedynie 10 minut dziennie gry.
W internecie pod tym względem jesteśmy rozpieszczani. Na eHow (http://www.ehow.com) znajdziemy rady, jak usprawnić pamięć i koncentrację, natomiast na Brainmetrix (http://www.brainmetrix.com) znajdziemy ćwiczenia pamięciowe. Jest także Mensa (http://www.mensa.org.uk), na której zamieszczono różne ćwiczenia związane z IQ.
Przejąć kontrolę
Technologia może pomóc osobom zajmującym się lifehackingiem na dwa sposoby. Możemy skorzystać z kalendarzy, list spraw do załatwienia oraz innych narzędzi do zarządzania czasem, by zachować kontrolę nad projektami i umówionymi spotkaniami. Można też zaprząc technologię do przetwarzania informacji.
Przykładowo możemy poświęcić kilka minut na utworzenie reguł w programie do odbioru poczty elektronicznej. Dzięki nim program będzie automatycznie przetwarzać, segregować i usuwać przychodzące e-maile. Alternatywą jest skorzystanie z Google Alerts lub zaawansowanych opcji czytnika RSS, dzięki którym będziemy śledzić jedynie istotne dla nas wiadomości.
Oto podejście lifehackera do e-maili. Po pierwsze narzędzie antyspamowe załatwi śmieci, następnie zdefiniowane reguły posortują przychodzącą pocztę i umieszczą ją w osobnych folderach – oddzielnie e-maile osobiste, związane z wykonywaną pracą, dalej najnowsze wiadomości itd.
Następnie lifehacker przegląda foldery według ich rangi i stosuje regułę dwóch minut. Wiadomości, których ona nie dotyczy są dalej obrabiane. Można je na przykład przesłać do osoby, która powinna się nimi zająć lub są one odkładane na później. Jednak zamiast zostawić je po prostu w skrzynce odbiorczej, lifehacker sortuje i oznacza. Skrzynka odbiorcza jest pusta, a lifehacker zabiera się za wykonywanie zadań, których termin wykonania przypada w danym dniu.
Te same zasady mają zastosowanie w przypadku projektów. Zamiast mało mówiącej nazwy projektu w rodzaju \”Zmiana projektu strony\”, lifehacker rozkłada to zadanie na poszczególne etapy – planowanie struktury strony, wybór kolorów, zmiana loga, tworzenie CSS-ów itd. Każdy taki element można oznaczyć i wpisać na listę zadań lub do kalendarza.
Jeśli korzystamy z kalendarza online, np. Google Calendar (http://calendar.google.com), 30 Boxes (http://30boxes.com) lub aplikacji w rodzaju iCal albo Outlooka, również możemy utworzyć funkcję automatycznego przypominania. Przypominanie jest tu kluczową sprawą. Jednak oznaczanie zadań nie ma sensu, jeśli jedyne co planujemy z nimi zrobić to ignorowanie ich.
Możemy także zastosować sprytniejsze metody przeglądania serwisów. Po pierwsze zostawmy przeglądarki i zasubskrybujmy kanały RSS. Następnie skonfigurujmy czytniki RSS w taki sposób, by wyświetlały jedynie posty lub artykuły spełniające określone kryteria. W ten sposób zmniejszamy liczbę nagłówków, które trzeba przeczytać każdego dnia. Jeśli coś dodatkowo przyciąga naszą uwagę, stosujemy regułę dwóch minut. Możemy kliknąć odnośnik i przeczytać cały artykuł, umieścić go w katalogu z interesującymi zagadnieniami, oznaczyć go, by móc później do niego powrócić, lub przesłać go koledze, by się nim zajął.
Zrobić więcej
Lifehacking nie dotyczy jedynie naszego życia zawodowego, możemy go zastosować także w życiu prywatnym. Przykładowo, poświęćmy trochę więcej czasu na opisanie zdjęć, gdy zamieszczamy je na Flickr.com. Dzięki temu szybciej odnajdziemy je w przyszłości.
Zainstalowanie programu do wyszukiwania na komputerze umożliwi dotarcie do dokumentów w mgnieniu oka, korzystanie z Google Mail zamiast innego dostawcy pozwoli przeszukać całe archiwum e-maili, opisanie i zachowanie zakładek (ulubionych) w Delicious ułatwia późniejsze odnalezienie zagadnień, które nas zainteresowały itd.
Jednak wielu lifehackerów posuwa się jeszcze dalej. Na stronie Lifehacker znajdziemy opisy usprawnień obejmujące takie dziedziny, jak związki międzyludzkie, fitness, zdrowe jedzenie, cyfrową fotografię, gotowanie, planowanie wycieczek czy nawet przeróbkę starych kapsli na magnesy…
To, czy znacząco usprawnimy nasze życie, pozostaje otwartą kwestią. Lifehacking mówi o dokonywaniu małych, ale istotnych zmian, mających na celu usunięcie nadmiaru informacji, lepszego wykorzystania potencjału tkwiącego w oprogramowaniu i przekształcania trudnych projektów w coś, czym daje się łatwo zarządzać i zarazem jest proste.
Jeśli zachowujemy fragmenty kodu, by go kiedyś powtórnie użyć, korzystamy z Thunderbirda do filtrowania otrzymywanych wiadomości, trzymamy listę zadań na swoim pececie lub po prostu zaglądamy do blogów w poszukiwaniu najlepszych rad ekspertów, to znaczy, że już zaczęliśmy stosować lifehacking.
Przeszukaj siebie
Nie chcemy już o niczym nie zapomnieć? Najprostszą metodą uniknięcia przeładowania informacją jest stosowanie systemów pomagających w znajdowaniu rzeczy, bez względu na to, czy jest to stare cyfrowe zdjęcie czy otrzymany w zamierzchłych czasach e-mail. Oto co proponujemy:
E-mail: Google Mail
http://mail.google.com
Często zmuszeni jesteśmy do odszukania bardzo starego e-maila za pomocą usługi pocztowej opartej na przeglądarce. Google Mail udostępnia szybki, przypominający wyszukiwanie w internecie przegląd całego naszego mailowego archiwum.
Zdjęcia: Flickr
http://www.flickr.com
Mówimy do widzenia DSC1399210.JPG. Jeśli poświęcimy kilka sekund na opisanie znacznikami naszych zdjęć, gdy będziemy je wgrywać na Flickra, odnajdziemy właściwe ujęcie w kilka sekund.
Zakładki: Delicious
http://del.icio.us
Już nigdy nie zapomnimy o interesującym lub użytecznym adresie, pod warunkiem że zachowamy go na koncie Delicious i opiszemy znacznikami. Dzięki temu zawsze będziemy w stanie go odnaleźć.
Pliki: Copernic Desktop Search
http://www.copernic.com
Na rynku znajdziemy wiele narzędzi do przeszukiwania lokalnych zasobów komputera, jednak nasz wybór padł na Copernica. Teraz program zyskał nowy wygląd. Jeśli trzymamy coś na naszym pececie, Copernic z pewnością to znajdzie.
Wszystko inne: OnLife
http://www.ethomaza.com/onlife
Program przeznaczony dla Maca jest obecnie w fazie beta, jednak już podbił nasze serca. OnLife zapisuje wszystko, co robimy i umożliwia opatrywanie znacznikami serwisów, kanałów RSS, e-maili, plików, a nawet ścieżek dźwiękowych iTunes.
