Z badań Pentora przeprowadzonych na zlecenie Veracomp w lutym 2008 r. wynika, że firmy dostrzegają potrzebę zabezpieczenia komunikacji za pośrednictwem e-maili, ale nie inwestują z bardziej zaawansowane rozwiązania.
Badanie miało na celu zdiagnozowanie rynku szeroko rozumianych rozwiązań do
archiwizacji poczty elektronicznej, podejścia firm do kwestii archiwizacji
oraz świadomości zagrożeń
związanych z brakiem odpowiednich procedur
zabezpieczenia e-maili.
Respondentami były osoby decyzyjne i informatycy z
dużych i średnich firm o obrotach powyżej 50 mln na terenie województwa
mazowieckiego, wielkopolskiego oraz śląskiego. Jako technikę badawczą
zastosowano IDI (Indywidualne Wywiady Pogłębione) uzupełnione przez Brand
SightR.
Diagnozując aktualną sytuację badani stwierdzili, że komunikacja za pomocą
e-maili jest powszechnie stosowana przez pracowników na wszystkich
szczeblach i to w dużych ilościach. Na pytanie o przeznaczenie poczty
elektronicznej większość badanych wskazało komunikację wewnątrz i na
zewnątrz firmy, w tym jako najczęstsze narzędzie kontaktu z klientami
(negocjacje, umowy, faktury). Ponadto respondenci zadeklarowali, że za
pomocą maili przekazują konkretne (np. dokumenty), jak i mniej formalne
informacje, wypełniają ankiety, wysyłają i odbierają faksy oraz organizują
sobie pracę.
Badani podkreślali korzyści z systematycznej archiwizacji poczty. Wymienili
wśród nich zabezpieczenie przed utratą wartościowych dla firmy lub
pracownika danych, posiadanie dowodu na dokonane zlecenia i ustalenia oraz
uzyskanie łatwiejszego dostępu do często istotnych danych. Mimo
uświadomienia przez respondentów potrzeby archiwizacji, firmy podchodzą do
tego problemu w sposób bardzo zróżnicowany.
Do najczęstszych metod archiwizacji zaliczono zgrywanie danych na płyty CD samodzielnie
przez pracowników, automatyczną archiwizację wybranych katalogów bądź kont
pocztowych wybranych osób (najczęściej zarządu oraz działu finansowego),
centralną archiwizację dla całej firmy oraz zaawansowany sposób archiwizacji
w systemie CRM.
Rozmówcy różnie oceniali skuteczność zastosowanych metod archiwizacji. W
sytuacji gdy w firmie brakuje serwera pocztowego i regularnego backupu,
najczęstszym sposobem na archiwizację jest zgrywanie danych przez
pracowników we własnym zakresie lub okresowo przez informatyków. Skutkiem
tego prowizorycznego rozwiązania są przepełnione skrzynki i duże
prawdopodobieństwo utraty danych.
Zdaniem badanych najważniejsze w archiwizacji poczty elektronicznej jest
niezawodność, bezpieczeństwo, systematyczność oraz szybkość procesu
archiwizacji i odzyskiwania danych. Wysoko została oceniona możliwość
dostępu do poczty oraz archiwum drogą on-line z każdego miejsca na świecie
(ze względu na wygodę i zaoszczędzanie dużej ilości czasu).
Respondenci
oczekiwaliby również od rozwiązań zabezpieczających komunikację e-mail
wygodniejszego interfejsu w języku polskim, prostoty obsługi, większej
ilości przydatnych opcji (jak np. informacji o dokonywanej archiwizacji) i
możliwości konfiguracji (decydowania o metodzie kompresji, czasu
archiwizacji, wielkości archiwum). Dla badanych istotne znaczenie miała
także kompatybilność z różnymi plikami i systemami, niewielkie obciążenie
systemu, dostępność aktualizacji, zabezpieczenie przed wirusami oraz
wsparcie techniczne.
Pentor Research International przeprowadził badanie na temat archiwizacji
poczty elektronicznej w lutym 2008 roku.
