Magazyn T3
newsy, felietony, testy i tutoriale




Newsy

22/04/2009

Księgowość w firmie, czyli pierwsze kroki z własną działanością gospodarczą

W publikowanych w ostatnich tygodniach artykułach, dowiedziałeś się, że założenie swojej firmy nie jest trudne i w wielu przypadkach pozwala freelancerom na spore oszczędności. Pisaliśmy już także o tym, jakie dotacje możesz uzyskać na start swojej działalności. Dziś czas, byś dowiedział się wszystkiego na temat, który wielu początkującym przedsiębiorcom wydaje się największym problemem. Dowiesz się wszystkiego, co powinieneś wiedzieć o księgowości.

To prawda, że prawo fiskalne w Polsce jest zawiłe i niezrozumiałe. Nie powinno cię to jednak przerażać. Po przeczytaniu tego artykułu będziesz mieć podstawową wiedzę, która wystarczy do uporania się z rejestracją firmy. Pomożemy też w wyborze pomiędzy zajmowaniem się księgowością samodzielnie, a skorzystaniem z biura rachunkowego.

Zaczniemy jednak od naświetlenia argumentów za i przeciw dla dwóch kluczowych decyzji – czy zostać płatnikiem VAT? Oraz jaką formę opodatkowania wybrać?

Płatnik VAT: tak czy nie?

To ważna decyzja, ponieważ będzie mieć bezpośredni wpływ na twoje ceny. Standardowo każda nowa firma jest zwolniona z podatku VAT. Obowiązek rejestracji firmy jako płatnika VAT obejmuje tylko te przedsiębiorstwa, które w ciągu roku wygenerują przychód co najmniej 40 tysięcy złotych (jeśli rejestrujesz firmę w trakcie roku kalendarzowego, będzie to kwota proporcjonalna do pozostałego do jego końca okresu). Z prawa do zwolnienia z VAT wykluczone są niektóre rodzaje działalności, ale standardowych usług informatycznych wśród nich nie ma.

A więc złożenie formularza VAT-R, czyli rejestrację firmy jako płatnika podatku VAT możesz odwlec, jeśli tylko chcesz. Jest nad czym się głowić, ponieważ jako VAT-owiec będziesz musiał do swoich cen doliczać podatek od towarów i usług (tzw. „VAT”), którego stawka dla szeroko rozumianych usług informatycznych będzie wynosić 22%. Czyli o tyle wzrosną twoje ceny brutto.

W zamian jednak zyskasz prawo do odliczania podatku zapłaconego za te zakupy, które stanowią koszty uzyskania przychodu twojej firmy. Może mieć to dla ciebie bardzo duże znaczenie, bowiem oznacza to, że ponoszone przez ciebie realne koszty spadną.

Przyjmijmy, że handlujesz sprzętem na Allegro. Sprzęt sprzedajesz za 2000 zł netto, a kupujesz za 1000 zł netto (1220 zł brutto). Nie będąc platnikiem, kupujesz sprzęt realnie za 1220 zł brutto – taką kwotę zapłacisz sprzedawcy i nie odzyskasz podatku VAT. A więc sprzedając laptopa za 2000 zł masz „na czysto” 780 zł zysku. Jeśli jesteś VATowcem to 220 zł podatku VAT z zakupu odzyskasz, a więc twój realny zysk na transakcji wyniesie 1000 zł. Dzięki temu zarabiasz więcej, jednak kosztem różnicy w cenach dla końcowego nabywcy – w pierwszym przypadku sprzedajesz mu sprzęt za 2000 zł, a w drugim za 2440 zł, bo musisz doliczyć VAT.

A więc gdzie tkwi zaleta bycia „VATowcem”? Jeśli twoimi głównymi klientami będą firmy, będą one zdecydowanie preferować sprzedawców, którzy są w stanie wystawić fakturę VAT, ponieważ podatek VAT i tak będą one mogły sobie odliczyć (dla nich realna cena zakupu od ciebie to 2000 zł). Dzięki temu zarówno Ty jako sprzedawca, jak i kupujący zarobicie. Jeśli jednak nastawiasz się głównie na odbiorców indywidualnych to pamiętaj, że podatku VAT nie są oni w stanie odzyskać. Wtedy twoje usługi będą dla nich po prostu droższe.

Wybierz formę opodatkowania

Nowy przedsiębiorca ma do wyboru cztery sposoby rozliczenia, z czego jeśli chcesz zajmować się działalnością związaną z usługami informatycznymi, dwie z nich możesz od razu odrzucić. Chodzi o kartę podatkową, którą nasza grupa zawodowa nie jest objęta, a także o opodatkowanie w formie ryczałtu ewidencjonowanego. To ostatnie informatykom zwyczajnie się nie opłaca.

Pozostałe dostępne formy opodatkowania to:

  • Opodatkowanie na zasadach ogólnych – podatek płacisz zgodnie z uzyskiwanymi dochodami. Dochód wyliczasz odejmując od przychodu koszty jego uzyskania (w skrócie twoim przychodem będą kwoty z wystawionych faktur lub rachunków, a kosztem – faktury odliczone, jeśli są związane z prowadzoną działalnością). Od tak uzyskanego dochodu płacisz podatek zgodnie z obowiązującymi aktualnie dwoma progami podatkowymi – według stawek 18% i 32%, zależnie od wysokości dochodu. Uwzględniona jest również kwota wolna od podatku oraz rozmaite ulgi. Forma wyliczenia podatku jest tutaj analogiczna do tej, jaką stosują osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej.
  • Opodatkowanie podatkiem liniowym – opcja podatkowa dostępna wyłącznie dla przedsiębiorców. Dochód , wyliczany tak samo jak przy zasadach ogólnych, opodatkowany jest stałą stawką 19%, niezależnie od jego kwoty.

Warto zwrócić uwagę, że forma opodatkowania w postaci podatku liniowego będzie korzystniejsza przy wysokich zyskach. Mamy tutaj na myśli dochody przekraczające 85 500 zł rocznie, przy których przedsiębiorcy groziłoby wpadnięcie w próg podatkowy 32% w ramach opodatkowania na zasadach ogólnych. Ta forma opodatkowania jest jednak mniej korzystna przy mniejszych zyskach. Dzieje się tak głównie dlatego, że przy okazji tegorocznej obniżki podatków „zapomniano” obniżyć stawkę podatku liniowego z 19% do 18%. W przypadku podatku liniowego nie ma również kwoty wolnej od podatku, która pozwala realnie płacić kilkaset złotych podatku rocznie mniej.

O wybranej formie opodatkowania decydujesz w momencie rejestrowania działalności gospodarczej w urzędzie i możesz ją zmienić na początku każdego roku kalendarzowego.

Gdy już zaczniesz prowadzić swoją firmę, wiele cennych porad księgowych znajdziesz w specjalistycznych serwisach, takich jak http://www.pit.pl/, http://www.vat.pl/, http://www.money.pl/podatki/ czy http://podatki.gazetaprawna.pl/.

Księga przychodów i rozchodów

Dla celów obliczania podatku będziesz musiał prowadzić tzw. księgę przychodów i rozchodów. Jest to specjalny dokument, zgodny z urzędowymi wzorami, w którym wpisujesz wszystkie swoje przychody oraz wszystkie koszty. Przy każdej pozycji musisz podać również numer dokumentu, czyli np. faktury VAT – wystawionej lub otrzymanej. Na tej podstawie wyliczasz należny urzędowi podatek.

Z podatku będziesz mógł rozliczać się co miesiąc lub kwartalnie, ale uwaga – o chęci rozliczania się co kwartał musisz powiadomić urząd przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Kwartalna forma opodatkowania dla nowych przedsiębiorców wydaje się znacznie korzystniejsza. Rzadziej należy przygotowywać zeznania, co oznacza mniej papierkowej roboty. Dodatkowo podatek płacisz raz na kwartał, a nie co miesiąc, co również może mieć swoje plusy.

Kwartalna metoda rozliczenia dotyczy zarówno podatku dochodowego, jak i podatku od towarów i usług (VAT).

Pamiętaj, że zarówno otrzymane dokumenty zakupu (ważne są tylko oryginały), jak i wystawione faktury i rachunki (tutaj zatrzymujesz kopie) musisz przechowywać wraz z księgą przychodów i rozchodów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, których dotyczą.

Faktury bez podpisu

Odrębnym tematem, który warto poruszyć jest kwestia formy wystawianych i odbieranych przez ciebie faktur VAT. Ich ogólny wzór na pewno zaproponuje każdy dobry program do fakturowania. Odpowiednie wzorce znajdziesz również w internecie. Warto jedynie zwrócić uwagę na to, że faktury te – wbrew pokutującym jeszcze wśród niektórych osób przekonaniu – nie muszą zawierać ani podpisu wystawcy, ani podpisu odbiorcy, ani też żadnych pieczątek. Faktura zaraz po wydrukowaniu jest więc całkowicie poprawna.

Stąd wzięła się praktyka przesyłania faktur VAT do samodzielnego wydruku e-mailem. Należy jednak zwrócić uwagę, że taka forma elektronicznego przesyłania dokumentów księgowych jest niezgodna z prawem – faktury otrzymane e-mailem, a następnie wydrukowane przez odbiorcę (a nie przez wystawcę) są nieważne. Inna sprawa, że po wydrukowaniu PDF-a trudno jest określić kto właściwie go wydrukował. Stąd praktyka przesyłania tych dokumentów przez internet jest tak powszechna.

Niezależnie od prawa, część kontrahentów będzie oczekiwać od ciebie faktur podpisanych, gdyż w ten sposób zaświadczasz autentyczność dokumentu.

Księgowość – samodzielnie czy z biurem rachunkowym?

Ponieważ poznałeś już podstawy związane z opodatkowaniem, czas odpowiedzieć na pytanie – czy podołasz załatwianiu spraw księgowych swojej firmy samodzielnie? Odpowiedź jest sprawą indywidualną.

Za prowadzeniem księgowości samodzielnie przemawia fakt, że „technicznie” w zasadzie nie jest to nic trudnego. Przynajmniej w przypadku małych działalności gospodarczych. Sposób wypełniania księgi przychodów i rozchodów jest prosty do opanowania. Podobnie wypełnianie deklaracji podatkowych, które będziesz musiał składać do urzędu skarbowego. W obu przypadkach pomogą ci programy do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, których na rynku jest sporo.

Z kolei za biurami rachunkowymi przemawia fakt, że zawodowi księgowi są biegli w rozmaitych przepisach. Pomogą określić, które koszty można bezpiecznie odliczyć, a z którymi lepiej uważać. Będą też lepiej orientować się w temacie tzw. środków trwałych (zakupów o wartości przekraczającej 3500 zł, których okres użytkowania wynosi ponad 1 rok) i sposobu ich odliczania. Wreszcie, jeśli planujesz zatrudniać pracowników w jakiejkolwiek formie, biuro rachunkowe zajmie się również ich rozliczeniem.

Ceny usług w biurach rachunkowych rozpoczynają się od około 100 złotych miesięcznie (przy małej ilości dokumentów). Na tym poziomie możesz być jednak w stanie opanować obsługę księgowości we własnym zakresie. Bardziej skomplikowana pomoc będzie droższa. Z drugiej strony pamiętaj, że czasem mała porada księgowego pozwoli ci korzystniej rozliczyć się z urzędem skarbowym i oszczędzić więcej niż płacić księgowemu.

Ciekawą alternatywą są też usługi internetowego systemu ifirma.pl. Jest to program do samodzielnego prowadzenia księgowości w trybie online, ale różni się od standardowych programów księgowych dostępnych na rynku. Jego twórcy przewidzieli bowiem wiele kreatorów – przy różnych operacjach jesteś pytany o wiele szczegółów ich dotyczących i zależnie od odpowiedzi system automatycznie zaklasyfikuje twoje koszty i przychody we właściwy sposób.

Niezależnie od tego kto będzie dbać o twoją księgowość, pamiętaj, że temat ten przeraża tylko na początku. Z czasem z podstawami księgowości się oswoisz i będziesz mógł skoncentrować się na swoim biznesie. A ilość biurokracji i poziom braku przyjazności instytucji skarbowych powoli, ale systematycznie maleje.